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《企业档案工作规范》条文释义

发布时间:2012年06月19日 10:26 发布者:sys 

1  范围

 

本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求,给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。

 

本标准适用于大中型工业企业,其他类型企业及事业单位可参照使用。

 

 

明确指出了《企业档案工作规范》的主要内容和适用范围。根据国家普查,我国现有企业法人及产业活动单位1007万。按所有制分为国有、民营;按规模分为大、中、小;案企业类型分为工矿生产企业、服务类第三产业。虽然《企业档案工作规范》主要是依据工业产品生产类型企业的档案管理实践而制定,但是其中所给出的有关企业档案工作原则、组织建设、制度建设、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南等,具有普遍的指导意义,因此其他类型企业(如交通运输、金融证券、电信电力、设计研究等)及事业单位可参照执行。

 

 

 

2   规范性引用文件

 

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

 

GBT 9705   文书档案案卷格式

 

GBT 11821   照片档案管理规范

 

GBT 11822   科学技术档案案卷构成的一般要求

 

GBT 176781  CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

 

GBT 18894   电子文件归档与管理规范

 

DAT l   档案工作基本术语

 

DAT12   全宗卷规范

 

DAT13   档号编制规则

 

DAT 15   磁性载体档案管理与保护规范

 

DAT 22   归档文件整理规则

 

DAT 28   国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

 

DAT 31   纸质档案数字化技术规范

 

DAT 32   公务电子邮件归档与管理规则

 

DAT 43   缩微胶片档案数字化技术规范

 

JGJ 25   档案馆建筑设计规范

 

ISO 15489.1   信息与文献——文件管理:通则

 

ISO 15489.2   信息与文献——文件管理:指南

 

 

规范性引用文件时本标准中参照并引用或要求按照其相应章节去规范某一环节工作的文件。规范性引用文件主要有两类:一类是标准,另一类是规范性文件。(按照国家标准GB/T20000.1-2002《标准化工作指南   第一部分:标准化和相关活动的通用词汇》的解释,规范性文件(normative document)是为各种活动或其结果提供规则、导则或规定性的文件,包括诸如标准、技术规范、规程和法规等这类文件。这里主要是将标准与其他规范性文件加以区分。)标准中包括国家标准、行业标准和国际标准。规范性文件主要是国家有关主管部门制发的、要求有关组织机构贯彻执行的方针、政策及管理性文件。按照标准起草的规范要求,通常将标准列入“规范性引用文件”,而其他“规范性文件”一般放在标准的最后,作为参考文件。

 

本标准的规范性引用文件有22项,其中17项标准,列在本章。

 

《企业档工作规范》参照和引用的还有5项规范性文件,作为参考文献列在标准最后。分别是:

 

1)劳力字[1992]33号企业职工档案管理工作规定

 

2)档发字[1998]6  国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法

 

3)财会字[1998]32号会计档案管理办法

 

4)档发字[2002]5  企业档案管理规定

 

5)档   [2004]4  国有企业文件材料归档办法

 

对《企业档案工作规范》规范性引用文件要注意:一般而言,标准规范以及其中所包含的规范性引用文件,其内容要求体现国家的法律法规的要求,因此,贯彻《企业档案工作规范》就意味着依照法律法规要求规范企业档案工作。企业在实施《企业档案工作规范》时,除了要了解所引用的规范性引用文件的章节要求,更应通过全面学习这些规范性引用文件,了解和掌握国家对档案工作的基本要求。从而在依法规范管理中实现企业档案工作的法规遵从。

 

 

3         术语和定义

 

DA/T1---2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

 

《标准化工作导则》中有关术语和定义的起草与表述要求指出:“任何不是一看就懂或众所周知的术语,以及在不同情况下可能有不同解释的术语,均应给有关概念下定义予以明确。”

 

《企业档案工作规范》是在国家已有的有关档案工作的单项国家标准、行业标准的基础之上,专门针对企业档案工作规范化建设的框架性标准,是将已有的单项标准纳入体系建设的系统集成。因此,对适应本标准的已有档案工作标准规范中的名词术语,标准不做进一步说明,只是专门针对企业档案工作独有或需要进一步解释的名词术语做出说明。本规范主要就以下几个概念进行界定:

 

3.1 企业档案  business records

 

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。

 

“企业档案”的概念在我国档案工作中已有20多年的历史,它是由“技术档案”的概念到“科技档案”的概念,而后逐步发展演化而来的。1987年,国家档案局、国家经委和国家计委联合颁布的《国有企业档案管理暂行规定》中第二条,首次提出了“企业档案”的概念:“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体,包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团等方面的档案。”这一解释明确了企业中科技档案是主体,但要求经营和各种管理活动中形成的各类档案应综合管理,是适应改革开放新要求新情况而形成的企业各类档案综合管理的新概念。

 

2002年,国家档案局、国家经贸委和国家计委联合颁布的《企业档案管理规定》,将企业档案界定为:“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料”。这一界定,反映了我们在由计划经济向市场经济转轨过程中对企业和企业档案的认识,即更加重视企业对国家和社会的责任和作用。

 

《企业档案工作规范》与《企业档案管理规定》相比较,在定义“企业档案”概念上的变化主要是:

 

1)增加了“研发”。过去在计划经济体制下,我国科研设计单位多从事科研、设计、开发等活动,属于科技事业单位。市场经济体制下,经营型科技事业单位转制为企业,因此增加了“研发”,主要针对科研设计类企业或企业中的研究开发活动。

 

2)去掉了“有保存价值”前“国家、社会和企业”的限定词。主要是因为企业范围广泛、形式多样,投资主体多元。我国不但有国有企业、集体企业,还有大量私人独资企业、合伙企业,现在的《公司法》允许注册一人投资设立的有限责任公司。如保留这些限定词,则会出现相应局限性和不适应性,而删去限制词不代表企业档案管理对国家、社会就没有责任,而是包容性更大。在我国,无论何种类型、所有制企业,都必须依照中华人民共和国的法律法规来经营管理,其档案的形成保管,也必须符合《档案法》的要求。

 

3)将“文件材料”简化为“文件”。从理解上,各种形式也包括载体形式,因此没有提及载体。

 

 

3.2  企业档案工作  business records management

 

企业履行档案管理职能的行为和活动。

 

 

需要说明的是,按照管理活动的原则,有些涉及面很广的管理,其管理的有效性往往不是仅限于具体从事这项工作的岗位和人员。企业要保证产品质量、赢得市场竞争、符合法规要求,不仅是质量管理人员的事,也是企业全体职工特别是领导的责任。由于企业档案具有“来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求的真实性”等特点,因而“企业档案工作”不仅是档案人员的具体业务环节的工作,从广义上还必须包括文件形成者和领导的责任。《企业档案工作规范》中的“企业档案工作”,突出说明和强调的是企业依照《档案法》及国家有关档案工作的法规、规章,应履行的职责和活动。

 

 

3.3  电子档案   electronic records

 

具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。

 

 

随着信息技术的广泛应用,国际国内电子文件大量形成。而电子文件的归档管理也是电子档案及其管理越来越普遍。在我国目前对电子档案的概念尚存在不少争议。标准的表述上也不尽相同,如国家标准GBT l7678CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中将电子文件界定为“能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘、或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列",同时将电子档案表述为“具有保存价值、已归档的电子文件及相应的支持软件和软、硬件说明”。国家标准GBT l8894《电子文件归档与管理规范》则不直接表述电子档案,而是采用“归档电子文件"的概念:指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。实际上这“归档电子文件”就应当是电子档案,否则档案部门为什么要管理?为什么还要“作为档案保存”?

 

   此外,由于我国对records的翻译理解不同,也造成对电子档案的认识不一。现在很多人将electronic records称为电子文件,实际上是不了解国外document(文件)records(档案)的区别和使用。在国际上,不论机关还是企业,文件一般是用document表示,而如果我们将records译成文件,那么document就不好翻译和理解。在国际标准IS0 9001《质量管理体系要求》中,文件document与档案记录record两者都涉及,统称为文献documentation。但在IS0 9001中对文件document与档案记录records两者的要求是不一致的,而且是分别表述和要求的。documents的要求是要针对质量管理程序制定有关的方针、计划以及系统管理的程序文件;而records的要求则是针对质量管理程序实施后的结果的记录,要求其妥善维护和保存。显然这一“记录”及其维护管理在我国的企业管理实践中一般就是指档案及其管理。因此,《企业档案工作规范》将电子形成的文件归档管理后称为电子档案(electronic records),以区别于正在形成和使用的电子文件及数据库文件(electronic documents)

 

   随着人们对电子文件、电子档案形成管理、长期保存的认识的不断深化,“电子档案”的解释中将十年前的国家标准GBT l7678CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》“支持软件和软、硬件说明",进一步明确界定为应当包括相应元数据、背景信息和支持软件"。因此《企业档案工作规范》所称的电子档案,就是指由企业档案部门作为档案管理的具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。

 

 

3.4  档案信息化 archival informationization

 

运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。

 

 

1997年召开的首届全国信息化工作会议,对信息化和国家信息化定义为:信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。实现信息化就要构筑和完善六个要素的国家信息化体系。六个要素是:开发利用信息资源,建设国家信息网络,推进信息技术应用,发展信息技术和产业,培育信息化人才,制定和完善信息化政策。后来又加上了“信息安全”而成为信息化体系七个要素。

 

   中共中央办公厅、国务院办公厅印发《2006—2020年国家信息化发展战略》,指出:信息化是充分利用信息技术,开发利用信息资源,促进信息交流和知识共享,提高经济增长质量,推动经济社会发展转型的历史进程。

 

信息化最开始的进程就是从企业产品信息化开始,在产品的设计、开发、生产、管理、经营等多个环节中广泛利用信息技术。“企业信息化”不仅指在企业中应用信息技术,更重要的是深入应用信息技术所促成或能够达成的业务模式、组织架构乃至经营战略转变,达成的新形态或状态。因而企业信息化是国民经济信息化的基础。

 

   信息化是技术革命和产业革命的产物,也是一个渐进的过程,是从工业经济向信息经济、从工业社会向信息社会逐渐演进的动态过程。因此企业信息化在整个信息化建设中具有重要地位和作用。而企业档案信息化作为企业信息化建设不可或缺的组成,已越来越被人们接受。从上述中央文件和国家对信息化的定义中可看出,信息化是一个持续发展、进步、转变和提升的过程,伴随着这一过程,已经逐渐形成和出现了新的工作模式。因此在这里根据企业档案工作的特点和任务,将档案信息化解释为运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式”。

 

   “提升过程,表明运用信息技术形成、管理和利用档案,是一个发展、创新的持续性提升过程,不是一蹴而就,与国家将信息化界定为“过程”、进程的表述相一致。

 

   “工作方式,表明这种技术的创新和进步的进程中正在形成一种新的工作模式,使过去的几十年来所形成的管理惯例、模式、方法正在进行着根本性转变;同时也表明,信息化的持续推进过程,将形成一种区别于传统档案工作的管理理念、方法、技术、规则、流程的全新的档案工作模式。

 

   认识和理解档案信息化管理过程的持续性和管理模式的创新性,是贯彻《企业档案工作规范》关于档案信息化建设的重要方面,也是当前和今后相当长一个时期企业档案工作战略发展的一个重点和难点。《企业档案工作规范》第8章的内容只是反映出我们对企业档案信息化的初步认识,同时也表明它是企业档案工作的一个战略性、持续性的探索方向。

 

 

4  档案工作总则

 

 

阐明了企业档案工作的定位和基本要求。这一定位和要求,既是对我国企业档案工作几十年经验的总结和高度概括,体现了我们对企业档案与档案工作的基本认识的提升,也是依据国家由计划经济转向市场经济后,在档案工作规范化建设上体现国家基本经济制度和法制建设要求。如计划经济时期企业档案工作的主体是国营企业,市场经济体制下特别是我国加入WTO后,国家法规的一致性就要求包括各类企业。

 

 

4.1  企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。

 

 

这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用,体现了对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升。

 

  关于档案的性质和作用,几十年来,我国对企业档案的认识经历过若干阶段。20世纪50年代初除了文书档案外,企业其他各类文件材料都被认为是资料。1956年国家档案局提出“技术档案”的概念。在我国社会主义建设初创时期,技术档案的管理受到党和国家的高度重视。从l956416日国务院做出《关于加强档案工作的决定》,到19631121日国务院批转《国家档案局关于切实改善图纸质量和图纸复制技术的报告》的八年多时间,由中共中央、国务院发出、批准、批转、转发、批示的有关档案工作的21件文件中,专门关于企业技术档案工作的就有l 0件。说明企业档案工作是在党中央、国务院的直接领导和指导下建立和发展的。

 

   对企业档案性质的认识也是处于不断深化的过程中。

 

   195963 日,国家档案局局长曾三在全国档案资料工作先进经验交流会上的报告《进一步提高档案工作水平,积极开展档案资料服务的利用工作,为社会主义事业服务》中指出,“科学技术档案是国家全部档案的一个重要组成部分,是进行生产建设和科学研究的必要条件之一”。

 

   1962625日,国务院在批转《国家档案局关于工业企业技术档案工作的报告》时指出:“技术档案管理是当前工业企业管理的重要组成部分之一,它在国家的生产、建设和科学实验的工作中是不可缺少的。"

 

1964414日,《国家科委、文化部、国家档案局下达1963年至l972年科学技术发展规划的通知》中指出:“技术档案是关于生产、建设和科学技术研究工作的历史记录和实际反映,又是继续生产、建设和科学技术研究工作的依据与必要条件之一。”

 

   1984年邓小平为《经济参考报》题词开发信息资源服务四化建设后,我国图书界、情报界和档案界开始引入信息的概念。“开发利用档案信息资源”成为对档案性质、作用的一种新认识。随着社会的发展、技术进步和人们认识的深化提高,特别是人类社会开始步入信息社会、我国进入完善社会主义市场经济体制的新阶段后,人们对组织机构活动中形成的信息的性质、价值和作用的认识又进一步提高。

 

    2004年中共中央办公厅、国务院办公厅发出的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》指出:要“高度重视信息资源开发利用对促进经济社会发展的重要作用。信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富,与能源、材料资源同等重要,在经济社会资源结构中具有不可替代的地位,已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点”。生产要素,可能各种情报、资料、档案信息都在某种程度上具有这一属性,但是论无形资产,或自主知识产权的承载、证明,恐怕就非档案莫属,因为档案才是企业自身各项工作中所形成,是企业的核心信息资产。

 

   在经济日益全球化的当今社会,国际上对档案信息的性质、价值及作用的认识,也是殊途同归。国际标准IS0 15489《档案管理通则》第4档案管理的收益明确指出:档案中包含的信息是有价值的资源和重要的企业资产。对于机构和社会来说,为了保护并保存活动的证据,采用系统的方法对档案进行管理是必要的。档案管理系统是业务活动的信息源,这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持,也可以确保对当前和未来的受益人的责任承诺。

 

   企业的目的是创造价值、利润和效益,建立档案资产观对企业档案工作尤为重要。资源是处于静态、潜在的,需要开发才有效益;而资产本身就具有价值,处于动态,管理得当随时都可产生效益。企业档案既是企业各项活动的真实历史记录,更具有资源、资产的双重属性。企业档案的资产与资源属性相近而不同,在一定条件下发生转化,需要我们不断深化认识,以引导企业档案工作的深入开展和创新发展。需要说明的是,《企业档案工作规范》总则中首先确定了企业档案的性质,但是强调资产性不代表否定档案价值和属性的多样性,过去对档案的认识依然是开展档案业务的基础。

 

   关于档案工作的性质和作用,《企业档案工作规范》将其定位在企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作”。企业活动最终结果是通过为社会提供产品和服务(IS0 9001将服务解释为是产品的一种,因此实际上档案工作的服务,也是档案工作所提供的一种产品)而创造价值和利润。而企业无论行业、规模、类型,为达到此目的和结果,需要开展研发、生产、经营和管理等活动。由于企业活动具有连续性,因此在这一过程中无论是企业自身还是社会都因某种需要而要追溯产品和服务的过程,如法律责任、产品质量、事故调查、效益分析、改进提高、维护保养、业绩考核等。虽然企业档案工作不直接对社会提供产品和服务,但企业所有产品、服务及其形成过程都需要档案工作的支撑,没有档案工作的支撑,所有追溯、查证、确认责任都将无法实现。因此,这里将档案工作定位在“企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作"

 

 

4.2  企业档案工作应以企业资产关系为纽带,实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

 

 

这一条确定了企业档案工作的管理体制。

 

   我国档案工作历史上,随着国家经济和管理体制建立和变革,档案工作,特别是经济科技领域历代组织机构的档案工作管理体制也发生着变化。

 

   《中华人民共和国档案法》第五条规定:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面利用。”第七条:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”这是法律对所有社会的总的要求和国家档案管理体制。

 

    1980年国家档案局国家科委、国家经委、国家计委联合发布的《科学技术档案工作条例》第四章“科技档案工作管理体制”第二十七条规定:“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和各省、自治区、直辖市人们政府所属的各专业主管机关,应当建立相应的档案机构,加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导。”这是我国在计划经济体制下科技档案、企业档案工作的管理体制。即企业档案工作是按照行业管理系统,由各专业主管机关,也就是各个工业部门来指导,并统一规范、统一管理、统一制度的。如冶金部档案部门负责全国钢铁企业档案工作的业务指导和领导;电力部档案部门负责全国电力企业档案工作的业务指导与领导。这种体制适应我国当时整个经济运行管理体制,有效地加强了全国大中型企业档案工作联系,特别是在企业上等级活动和目标管理活动中,这种体制有效地组织了各个行业企业的评审认定,极大地推进了企业档案工作。

 

   1992年国家开始建立社会主义市场经济体制,l998年开始以政企分开为重点的管理体制改革,专业主管机关与所属企业分离,企业成为市场上独立经营的主体和法人。这时,过去的管理体制被打破,新的管理体制尚未确立,企业档案工作的业务联系发生改变。l999年根据改革的要求,国家档案局与中央企业开始建立直接的档案业务指导关系,地方档案行政管理部门也在专业主管机关撤销后与地方国有企业建立业务指导关系,并且开始会同工商联等有关部门加强对民营企业档案工作的业务指导。从全国范围来看,新型的企业档案工作的联系系统正在形成。

 

  党的十六届三中全会作出《关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》,进一步确立了我国市场经济体制的公有制为主体、多种所有制经济共同发展的基本经济制度,同时也确立了企业在市场中的独立主体地位。而国有企业的改革、国有资产管理体制的改革也推出设立出资人代表的国务院国有资产监督管理委员会或地方国有资产监督管理委员会(),负责对本级政府企业国有资产、国有企业监管。在这种体制下,企业档案工作必然要随之改革。

 

   经过十年的探索,按照市场经济体制中企业自主合法经营的主体地位,实际上形成了以企业资产所属为纽带,企业资产管理到哪里,档案管理就应延伸到哪里的自然关系,因为档案就是企业资产的凭证。因此,依照我国市场经济体制的要求,本规范确立了在档案行政管理部门的监督指导下“企业档案工作应以企业资产关系为纽带,实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准”的企业档案工作原则和适应我国完善社会主义市场经济体制条件下企业市场主体地位的企业档案工作管理体制。

 

   以企业资产关系为纽带,表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。企业(集团公司)的子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案工作,都应是企业(集团公司)档案工作的组成部分。在现代企业制度和现代产权制度下,股份公司的资产所有权归属,是典型的“集体所有制”。它不像业主制和合伙制企业那样,具有单一或少数持有者的私人性。现代企业公司的产权结构,是企业所有权和控制权相分离,或者说是“剩余索取权”与“监督其他要素的权利”相分离,就是通常说的所有权和经营管理权相分富。因此股份公司的控股企业,通常也是股份公司的经营管理者,它有责任和义务依法对企业档案监督、管理和控制。

 

   依照《档案法》、《公司法》和《企业档案管理规定》,企业(集团公司)对其子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案的收集、管理利用和处置,都有领导和管理(监督和指导)责任。企业(集团公司)参股其他企业,也应依照《公司法》赋予股东的权力,取得该企业经营状况的相关档案资料,作为投资收益状况的记录和证明。比如我国的《公司法》规定,有限责任公司股东有权查阅并复制公司章程、股东会会议记录、董事会会议记录、监事会会议记录和财务会计报告。

 

   统一领导:表明在企业资产管理范围内,企业对所属单位档案工作的实行统一领导。

 

   统一管理:这里的管理是广义的管理,包括企业对档案的直接管理与间接管理。《企业档案管理规定》第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:

 

   贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

 

   统筹规划并负责组织本企业档案的收集、整理、保管、鉴定统计和提供利用工作;

 

   指导本企业各部门文件材料的形成、积累和归档工作;

 

   监督指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

 

  《规定》中的前三条属于直接管理,第四条就属于间接管理。

 

   统一制度与统一标准:是对企业统一管理要求中关于企业制度建设、标准化建设一致性的要求。主要也是指间接管理,即对所属单位有关档案工作制度、业务标准建设应统一要求,不能出现某集团公司所属甲地企业中,档案管理制度与标准一个样,所属乙地企业中,档案管理制度与标准又一个样的情况。

 

   四个统一资产为纽带的管理要求相辅相成:资产为纽带"表明企业是一家,需要统一;而“四个统一”则是辅助企业真正实现企业“资产为纽带”的整体效应和企业法人责权一致。

 

 

4.3  企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向,运用现代技术与管理方法,通过资源整合和开发,为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

 

 

这一条提出了企业档案工作的任务与目标。

 

企业档案工作任务:是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。企业档案工作的具体业务和任务在上述《企业档案管理规定》关于企业档案工作部门应依法履行的职责中已有表述,在《企业档案工作规范》后面章节也提出了规范性做法和要求。

 

   企业档案工作目标:是满足企业证据、法律责任和信息的需求。这一目标也是衡量档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向。在市场经济条件下,企业档案工作能达到这种境界应当是很高的要求,需要企业下大力气才能够实现。当企业出现各种纠纷(经济的、合同的、产品质量的、环境的、安全的、卫生的),如果档案工作能提供及时、有效、合法的证据,为企业赢得效益、避免损失;当企业面临各种法律事务,如果档案工作能提供合法文件,为企业免责;当企业在研发、生产、经营和管理中需要过去形成的文件、数据信息作为参考,或者回顾初创时期历程、解决职工的待遇时,能够及时提供相关档案信息,才能够表明企业档案工作目标的实现。这一目标也就成为衡量档案工作成效的尺度。

 

   企业档案工作的方法、技术和手段:运用现代技术与管理方法,通过资源整合和开发,是对企业档案工作发展的新要求。所谓现代技术与管理方法,主要是现代信息技术,在《企业档案工作规范》第8章将详细介绍。关于资源整合与开发:开发一直是档案利用工作的一种高级形式和要求;资源整合则是新提法,只有借助信息化,资源的整合与开发才有可能。现在很多企业都将知识管理理念引入企业档案工作,提出基于档案信息资源的企业知识管理。而知识管理是伴随知识经济的出现而兴起,也是基于信息技术发展提供的便利。所以,档案信息化、资源整合和知识管理之间具有密不可分的有机联系。档案信息化必然要导致资源整合和知识管理;而资源整合、知识管理也在加速企业信息化与企业档案信息化建设。信息化建设最终是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效的档案信息资源与知识服务。

 

 

 

4.4  企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。

 

 

这一条明确了企业依法管理档案的责任,反映企业档案工作遵循市场经济法制经济的法规要求。市场经济是法制经济,企业与企业之间竞争与合作,企业为顾客提供产品与服务,都要符合法律法规的要求,即依法经营。在市场经济条件下,企业与企业、企业与顾客之间的关系,特别是纠纷关系,必须以事实为依据、以法律为准绳来解决。而事实依据与法律证据的重要组成部分,就是企业在生产、经营和管理活动中产生的档案记录。企业在生产、经营和管理活动中建立健全档案管理,依法保留档案证据,不仅是我国法律法规的要求,如《档案法》第三条要求,企业应遵守《档案法》,依法管理本企业档案,确保档案完整、准确与安全。企业档案的完整、准确与安全,是档案工作开展的基础。每有这一基础,企业档案工作也无法顺利完成前一条所提出的任务,实现档案工作的既定目标。

 

在法制体系完备的发达国家,要求企业保留经营真实记录的法规比比皆是。在美国,不仅有对政府档案、总统档案的专门法律,而且从联邦到各州的多项法律法规中,有对企业保管真实有效档案的要求,体现出市场经济中企业“法规遵从”与企业档案的特殊关系。

 

   在市场经济环境中,法规对机构、特别是企业档案管理的要求越来越严格。企业能否依法经营管理关系到企业的生死存亡。规范企业档案管理已不仅是国际上法律、法规的要求,在国际标准中也越来越强调保留证据记录,要求企业为社会提供的产品、服务活动过程具有可追溯性。

 

   例如有关企业法律上,2002年针对上市公司的违法销毁档案,美国国会专门制定SOX法案,重申要求上市公司必须依法保留企业经营活动的档案,并接受审查。由此形成企业档案文件管理方面的“法规遵从”概念,即企业经营管理中的档案管理必须符合法律法规的要求,企业不得擅自销毁、篡改档案。

 

   有关企业管理标准上,国际标准化组织专f-j制定的质量管理标准IS0 90012008最新版中,“档案记录控制"成为该标准各章节中引用最多的原则。同时国际标准化组织还制定有针对组织机构档案管理的国际标准IS0 1 5489,现在已经成为继IS0 9001后销售排名前十位的国际标准,并且已有18个国家将其采纳为国家标准。该标准中列出档案的四个特点:真实性、可靠性、完整性、可用性,虽然实际上也可看作是对档案工作的要求,但是与《企业档案工作规范》本条是强调企业应履行的责任要求不同。

 

   所以,企业建立合规、良好的档案管理,已经成为现代社会中法律对企业依法经营的基本要求。而标准作为法律意识与观念推行者、法规条款的应用指南和企业经营良好实践的范本,顺理成章地成为企业依法经营、优化管理、规避“法规遵从”风险的有效利器。企业档案由于其证据作用,其管理的正确、合规与否,已经成为企业重要的生命线。企业要想规避管理风险、证明自身依法经营,就必须建立健全档案工作。《企业档案工作规范》就是指导企业规范档案管理,促进企业依法经营管理的一项重要标准,其根本出发点和落脚点是:在法制经济条件下,企业档案管理需要也必须依法、合规、有效。

 

   总之,档案工作总则是对企业档案工作的根本性判断和界定,也是企业档案工作的原则。这些原则高度概括出企业档案工作的作用、意义和要求,是基于相应的社会发展阶段、基本经济制度、法律法规环境的要求而形成,是经过企业档案工作长期实践的检验和提炼,也是企业档案工作经验的总结和创新思维的体现,反映出对企业档案工作的基本要求。按照这一要求而展开的章节,既是对现有档案管理良好实践的推荐,也是促进企业依法经营、保护企业合法权益的具体的规范性要求。

 

 

5  档案工作组织

 

 

档案工作是一项管理性工作,企业档案工作是做好企业管理的一项基础性工作,企业档案工作既为企业积累知识资产和信息资源,同时又是企业各项管理活动中的一个重要环节和重要工具。《企业档案工作规范》第5档案工作组织明确提出了企业应建立健全档案工作基础和前提。

 

  《企业档案工作规范》作为档案工作标准,根据企业档案工作的管理特性,首次提出企业档案工作组织体系建设,创新了档案工作管理理念,即将企业档案工作不仅当作档案部门和档案人员的专业工作,而是当作企业全员参与的一项综合性.管理工作,渗透到企业的每个部门每个人当中。一是建立企业档案工作组织体系,包括组织领导、机构设置、人员配备和工作网络;二是明确档案工作职责,包括企业总体管理职责、各部门的职责、档案部门的职责、档案人员的要求。只有把这样的一个档案工作组织系统建立起来后,才能将档案管理的制度、方法、要求深入到企业每一项工作当中,细化到企业文件材料形成和利用的每一个环节。

 

   加强组织体系建设,旨在为企业档案工作的开展提供组织保障,理顺企业档案工作的领导关系及工作体系

 

 

5.1  组织系统建设

 

5.1.1  档案工作领导

 

   企业应确定档案工作的分管领导,确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人,确定档案部门的负责人。

 

 

本条规定了企业档案工作三个层次的领导,包括企业分管领导,职能或承办部门、各项目工作部门负责人,档案部门的负责人,组成企业档案工作的领导体系。企业档案工作确定三个层次的领导,主要是企业档案工作管理全过程的需要。企业档案工作分管领导一般由企业分管综合部门的企业领导或总工程师负责,是企业档案工作的总责任人;各职能、承办部门和项目工作部门负责人主要是对部门、项目的文件材料形成、积累和归档等工作进行领导和管理的责任人员,如办公室分管档案工作的领导;档案部门负责人是企业档案工作负组织、协调和落实责任的领导,如档案处、文档处、档案馆的领导等。

 

 

5.1.2  档案机构设置

 

企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构,或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。

 

 

   企业应结合企业规模、管理模式和发展需要,建立与企业相适应的档案管理机构。主要形式有档案室(处、科)、档案资料信息中心、企业档案馆等。一般情况下,大中型企业应建立档案室(处、科)或档案资料信息中心;有条件的特大型企业集团要建立企业档案馆。规模较小的企业可不单独设档案部门,但要根据《档案法》和《企业档案管理规定》的要求,明确相应机构承担档案管理的职能。

 

   企业档案机构具有指导各部门文件归档,并监督指导本企业所属机构档案工作的职责,因此,企业不能将档案机构设在不具有企业内部监督管理职能的服务性机构内。

 

   有的企业在档案机构的设置上还存在一些认识上的误区,认为就是单位内部档案的保管利用,由文秘部门代行工作就可以了。其实现代企业档案的管理是一种企业信息资源的调配、控制和管理,一些高校的学者甚至将企业档案管理人员称为CIO(首席信息官),来统一规划管理企业信息资源。因此,企业在设置档案机构时一定要考虑到档案部门对全企业(包括分公司、控股企业、境外机构等)档案的管理职能。

 

5.1.3  档案人员配备

 

企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员;各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。

 

 

一般企业的档案人员队伍一定是专兼职档案人员相结合的队伍。因为档案工作是延伸到企业的每一个部门每一项工作中的,对于各个具体的细小部门来说,不可能也不需要配备专职档案人员来从事档案工作,只需指定一个具体的人员来负责档案的收集整理就可以了。但对于一个企业总体的档案工作管理来说,需要有一定数量的专职档案人员专门从事企业档案工作的组织、规划、检查、指导。例如对一个新部门、新项目开展档案工作进行规划、组织;对工程档案进行检查验收;对企业文件材料归档范围、保管期限、管理方法制定相应的工作制度并适时修改;为企业各部门提供档案利用服务等。目前,一些企业在人员精简过程中,大幅削减专职档案人员,造成企业总部机构的档案人员只能应付本级机构的档案收集整理工作,没有精力对全企业档案工作进行检查指导,企业档案工作难以发挥最大效用。此外,随着一些企业的老档案员的离退,一些新的档案人员往往没有经过专门的档案专业训练,需要经过一段时间的理论知识和实践学习才能掌握企业档案工作的技能,做到既知其然又知其所以然。档案工作同时也是一延续性很强的工作,档案的分类、排列、数字化等方法一旦确定下来,就需要一直延续下来,保持档案检查的一致性。企业档案人员如果流动性过大,不仅使企业档案人员的培训成本增加,也影响到企业档案工作的质量。

 

 

5.1.4  档案工作体系

 

    企业应建立以档案部门为核心,各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。

 

 

企业档案工作体系是与企业档案机构、档案人员的分布紧密结合在一起的,是企业档案的管理结构、工作结构。企业档案工作是一项系统工程,企业应结合自身企业管理的模式,建立企业档案管理网络,使企业档案工作在企业管理各环节中形成的网状管理体系,形成层层负责的管理机制。在业务工作上从文件的形成、积累转化成档案,直至档案的利用诸多环节中建立起一套文件材料控制体系。企业档案管理网络将档案管理岗位责任制与管理体系相结合,从而保证档案工作系统工程的运转灵活。

 

企业档案管理网络的组成一般包括:分管档案工作的企业领导,主管企业档案工作的部门负责人,企业档案管理机构或专职档案工作岗位,企业内部各职能部门负责人及兼()职档案人员、重要业务(技术)人员,所属企业(公司及境外机构)的分管领导及档案部门。

 

企业档案管理网络与岗位责任制相结合,才能保证从文件的形成至档案管理各环节工作落实到位。

 

   根据许多企业长期实践的经验,企业档案管理模式大致可分为三种类型。

 

   一是集中统一管理模式。

 

   建立企业综合档案管理部门,集中统一管理本企业全部档案,并对企业所属机构(包括境外机构)的档案工作进行监督指导;根据现代企业管理的需要,企业档案部门可集中保管其分公司和子公司的档案。

 

   二是相对集中管理模式。

 

   在统一执行企业档案管理制度的前提下,因地域或条件等因素,某些专业性较强、利用率较高的档案资料,在一定时期内可由专业业务部门保管,但须向企业档案管理部门报送档案目录,纳入企业档案管理部门监控范围,保证档案安全。其他档案则实行集中保存。中小型企业或企业创建初期集中管理条件尚不具备的情况下可采取此模式。大型企业不提倡这种管理模式,如专业性极强,且上级业务部门对此类档案监管到位的大型企业确需采用这种模式,只限于业务档案。也可以称信息集中管理模式。

 

   三是委托寄存管理档案实体模式。

 

   采取委托寄存管理档案实体模式,企业必须在建立档案工作管理体系,建立健全企业档案管理工作制度的基础上,自身负责文件材料的形成积累、归档等工作。档案实体保管采取委托寄存方式。将档案保管、整理、编目、档案信息的数字化加工等工作委托给具有资质的档案中介服务机构承担。寄存档案的所有权归委托方企业所有,该企业可随时调阅利用本企业的档案。采用这种模式,企业可以减少档案管理岗位及部分档案工作职责,减少保管档案的硬件设施投入。

 

   目前,随着企业管理体制的改革和创新,企业档案工作体系也在不断地革新。有的企业实行档案专业化管理模式,成立专业的档案管理服务中心,为所属企业各部门、各项目提供专业化的档案管理和服务;有的实行委托化管理,将企业股份公司、上市公司等档案管理工作委托由存续企业档案部门或专门的档案中介机构;有的信息化水平较高的企业建立了数字档案管理中心,对企业电子文件进行全过程的管理和控制,在线归档和提供利用。但无论企业档案管理体系怎样变革,企业档案工作都必须与企业各部门、各项目的具体工作紧密结合,与文件材料形成和利用的各个环节紧密结合,不能留有空白和脱节。

 

 

 

5.2  企业管理职责

 

 

对应于企业档案的全员参与,全过程管理,企业的档案管理职能也是由企业领导、企业部门共同来承担的。就如同企业产品的质量控制并不只是由质检部门一家来完成,而是由采购、设计、工艺、环境等共同把好质量控制关一样,企业档案工作单独靠档案部门和档案人员,没有其他部门的相互配合与支持也是做不好的。

 

   本规范对企业领导层的档案管理职责进行了明确,其核心意义是要为企业正常开展档案工作提供支持和保障。

 

 

5.2.1  企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策,建立健全档案工作规章制度,将档案工作纳入企业发展规划和工作计划,为档案工作持续发展提供保障。

 

 

《中华人民共和国档案法实施办法》第五条第二款规定:机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。《企业档案管理规定》第三条规定:“企业应遵守《档案法》,依法管理本企业档案,明确管理档案的部门或人员,提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全。”

 

   企业要切实落实档案法规明确的职责,加强对档案工作的领导,将档案工作纳入企业发展规划和工作计划,纳入企业领导议事日程,纳入相关人员岗位责任制和相应工作流程;设置档案机构,建立健全档案工作规章制度,创造必要的条件,保障档案工作正常开展、持续发展。

 

   企业还应自觉接受档案行政管理部门的监督和指导。

 

 

5.2.2  企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。

 

 

企业文件的形成和积累与企业各项活动开展具有同步性的特点,企业文件伴随着企业各项活动的进行而产生,是企业各项活动的有机组成部分。同时,企业各项活动又离不开有关文件的支持。因此,企业文件的形成、整理、归档工作是企业各职能部门(即文件形成部门)和项目及专项任务的本职工作,企业各职能部门和项目及专项工作负责人应对本部门和项目文件的完整、准确和系统负责。档案部门负责指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

 

   企业档案工作岗位责任制,是根据不同层级、不同岗位档案工作职责和岗位任务的要求确定的,是针对企业各级人员档案工作职责而制定,也是企业考核各岗位完成档案工作情况的依据。

 

   企业档案工作岗位责任制内容主要包括:分管企业档案工作领导、档案工作主管部门负责人、档案人员、各业务部门负责人及兼职人员的工作标准、工作职责,奖励和处罚等内容。

 

   企业应将不同层级、不同岗位档案工作职责和岗位任务的要求分解,逐项明确,并以制度形式固定下来,实施监督。

 

   企业档案工作岗位责任制具体内容,应列入《企业岗位责任制》之中,不应单独列出。

 

 

 

5.2.3  企业应采取必要措施,维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

 

 

必要措施包括体制、机制和制度保障措施以及人财物保障措施等。三纳入四同步”的做法是多年实践证明行之有效的重要措施。

 

   三纳入要求纳人企业管理制度。三纳入就是将企业文件的形成和积累纳入企业领导工作议事日程,纳入企业规章制度及工作流程;纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。做到组织上有保证,制度上有规定,职责上有分工,工作上有安排,管理上有考核。有效地解决企业文件形成和积累问题。将四同步做法纳入工作程序。四同步就是企业下达工作任务、项目计划与提出企业文件材料的归档要求同步,检查工作、项目计划进度与检查企业文件材料积累情况同步,验收、鉴定工作、项目成果与验收、鉴定企业文件材料归档情况同步,工作、项目总结与企业文件材料完成归档同步。

 

 

5.2.4  企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作,国有企业应依照档发字 〔19986号文件的要求进行,其他企业可参照。

 

 

档发[1998]6号文件即国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会和国家国有资产管理局《关于印发<国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法>的通知》。该办法对国有企业在企业改组、联合、兼并、租赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中,档案如何处置提出明确要求,是当前国有企业改制与破产档案处置的依据性文件。

 

 

5.2.5  企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励;对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。

 

 

根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定,企业对本企业的集体或个人在档案工作方面做出突出成绩的,应当给予奖励。给予奖励的事迹,包括对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;对档案学术和科技研究做出重要贡献的;同违反档案法律、法规的行为做斗争,表现突出的等。

 

   对发生档案违法行为,造成档案损失的,企业对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予处分。

 

 

5.3  企业部门职责

 

5.3.1  企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。

 

 

企业文件材料是企业生产和管理、科学研究、建设项目等活动形成的各种形式和各种载体的原始记录。只有加强企业文件材料形成过程的管理,才能维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。因此,企业文件形成部门应对文件的真实性、可靠性、完整性、系统性、可用性负责。

 

 

5.3.2  企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件,并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

 

 

文件是有价值的信息资源和重要的企业资产。为了保护并保存活动的证据,采用系统的方法对文件进行管理是必要的。文件管理系统是业务活动的信息源,这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持,也可以确保为当前和未来提供利用

 

 

5.3.3  专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件,对归档文件的整理质量负责

 

 

专兼职档案人员在收集、接收归档文件时,凡是有不符合文件材料质量要求的,应督促文件形成者提交符合质量要求的文件;在归档文件整理时,应按照相关标准规范进行整理,确保案卷质量符合档案整理相关标准规范的要求

 

 

5.3.4  企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任,见ISO 154891第七章、 ISO 15489.2和档发〔20025号文件要求。

 

 

文件管理职责应由机构内所有员工分担,不仅包括文件管理人员,还包括相应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及形成文件的其他人员,此外还应在岗位职责描述和同类说明中对其文件管理责任做出明确规定。

 

   企业文件管理,首要是建立能够适应企业管理需要的文件管理制度。一是应按业务需要和业务流程形成文件,充分地记录其参与的业务活动;二是应确保支持业务活动的信息系统和处理系统形成适宜的文件,作为业务活动支持的有机组成;三是建立平时立卷制度,确保文件妥善保管和充分利用;四是确保文件得到有效的维护、存储和保管;五是确保文件只有经过既定的批准程序才可进行处置。

 

   其次是应该明确参与文件形成与管理各类员工的权力和责任。一是企业职能部门及负责人制订文件管理程序和标准要求。二是专业人员在工作过程中按照已经确立的程序和标准形成并保管文件,确保各种记录的原始性、真实性、系统性。

 

  第三是加强文件形成过程和归档前的管理,确保文件的安全,包括实体安全与信息安全。

 

 

5.4 档案部门职责

 

5.4.1  统筹规划企业档案工作,制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。

 

 

第一,  有序开展企业档案工作。

 

从理论上讲,档案工作就是运用科学的原则和方法管理档案。从狭义上讲,档案工作就是档案业务工作。

 

   档案业务工作主要内容:

 

   档案收集工作,是依据法律法规有关规定和企业规章制度,把档案集中起来的一项工作。

 

   档案整理工作,是按照一定的原则、方法和标准对企业档案进行系统性、条理性加工和编目的过程。档案整理工作包括文件材料整理和档案整理。

 

   档案鉴定工作就是根据一定的原则和标准,判定企业档案价值,确定其保管期限的工作。档案鉴定工作分为两个过程:一是归档前对企业文件材料的鉴定,确定文件材料的取舍和保管期限的长短;二是对档案的鉴定,对已到期的企业档案进行复审性的鉴定。

 

   档案保管工作,是在集中统一管理原则指导下,维护企业档案的完整与安全,最大程度地延长其寿命,为提供利用创造物质条件。

 

   档案统计工作,是按照统计学的原理和方法,用数字和表册的形式揭示企业档案及其工作各种现象、特征及规律的一项工作。通过定量分析研究企业档案工作规律,提高档案工作质量与效率。

 

   档案利用工作,是依托档案,通过一定的方式和方法向利用者提供企业档案。

 

第二,加强企业文件形成全过程的协助、指导与监督

 

 

5.4.2  负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

 

5.4.3  指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

 

5.4.4  监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。

 

 

一是以企业各项工作程序和规章制度为依据,监督、指导企业文件的形成、积累工作。企业档案部门应了解各项工作的程序,参与制订有关文件形成质量的规章、制度,并以此为据,检查企业文件的质量是否合乎规范,监督指导有关人员做好平时文件积累工作。

 

   二是根据企业生产经营活动的性质和具体任务,协助、指导企业文件的形成、积累工作。企业因生产经营的专业性质不同,形成文件的过程、种类、内容各不相同,具体的监督和指导内容也相差很远。如工业企业主要形成产品文件,建筑企业主要形成工程文件,产品文件的监督管理明显区别于工程文件。同一生产经营性质的企业,因具体工作任务的不同,文件形成过程及相应的监督和指导工作也有所不同。再如同属工业企业,工作任务有全新产品开发、变型产品的开发研制、老产品的更新换代等若干不同类型。对全新产品开发的文件形成工作,应实行全过程监督管理;对其他类型的产品开发研制,则应根据其特点,抓住重点和关键环节。

 

   三是根据企业不同种类文件的形成特点,监督、指导企业文件的形成、积累工作。文件的种类不同,形成的规律和特点也不同。比如,科技文件成套形成,企业档案部门须以一个科技、生产项目为单元,监督、指导企业文件的形成、积累工作。会计文件有规律地按会计年度形成,在形成次序上还具有连续性的特点,先有会计凭证,再有会计账簿,最后编制会计报表,企业档案部门的监督、指导工作也应具有连续性。

 

   四是抓住薄弱环节和容易造成文件散失的环节,协助做好企业文件形成、积累工作。企业的各项工作都是由诸多环节组成,文件形成和积累与企业活动的各环节密切相关。比如,决策的开始阶段,往往是文件形成和积累的薄弱环节,此时缺乏工作基础,工作人员比较忙乱,容易疏忽资料的形成和积累。档案部门应注意协助指导这一阶段的文件工作,不让宝贵的原始调研材料流失。此外,人们对证据性的文件,如执照、合同、证书、红头文件等能引起重视,但对情报研究性的文件容易疏忽,如市场调研、各种分析研究资料等,则容易散失在个人手中,因此档案部门应注意协助指导对企业发展有现实和长远研究利用价值的文件的收集。

 

   五是实行三纳入,将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度。做到组织上有保证,制度上有规定,职责上有分工,工作上有安排,管理上有考核,有效地解决企业文件形成和积累问题。

 

   六是运用经济手段,加强对企业文件形成和积累的监督和指导。经济手段是现代企业管理的常用方法。运用经济手段,包括对内和对外两种情况。对内运用经济手段,可以建立责任追究制度,同有关人员的岗位责任制和经济责任制结合起来,把文件的形成和积累工作作为考核与奖励的内容,责任明晰,奖罚明确。对外运用经济手段,是指对承担企业建设项目任务的承担(承包)单位运用经济手段,在项目合同或协议书中做出明确规定,承担编制的一方若文件不符合要求,要做出相应的赔偿。

 

 

5.4.5  依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。

 

 

根据档案法律法规和国家档案局有关文件规定,属于国家档案馆接收档案范围的企业,应当按规定定期向有关国家档案馆移交档案。国有企业发生资产与产权变动时,应当按照国家档案局等四委局关于《国有企业资产与产权变动档案处置办法》的规定移交档案,规范流向。

 

 

5.5  档案人员要求

 

5.5.1  档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。

 

5.5.2  档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。

 

5.5.3  档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。

 

5.5.4  档案人员应定期接受档案业务培训。

 

 

企业档案部门应配备满足企业档案工作各环节的需要,兼有熟悉档案专业和懂得有关技术的人员。各部门、各项目应配备(明确)专职或兼职档案人员。企业档案馆还应配备信息管理、档案开发和研究人员。

 

   档案人员的专业技术职称和学识水平应当结构合理。档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。应定期接受档案业务培训和继续教育。大型企业档案部门和企业档案馆应配备高级专业技术职称的人员。

 

企业保持档案人员相对稳定,有利于档案工作的稳定、持续发展。人员调动频繁,不利于档案人员学习掌握档案专业知识和操作技能,不利于保持企业档案工作的连续性和健康发展。

 

 

6  档案工作制度

 

 

《企业档案工作规范》第6档案工作制度,首次提出企业档案工作制度体系建设。企业档案工作规章、管理制度、业务规范构成了企业档案工作的制度体系。企业档案制度的全面建设,改变了以前档案工作制度只限于档案业务制度之片面,从加强企业管理的角度,提出企业档案工作制度建设的要求。

 

企业档案形成于企业各项工作和活动之中,涉及范围广,因此,企业档案工作要正常开展和有效管理,就必须要有规章制度和标准规范,来衔接涉及包括文件形成在内的档案管理的各个环节。《企业档案工作规范》为了区分企业不同面对档案工作的责任要求,将这些规章制度和标准规范区分为工作规章、管理制度与业务规范。

 

   企业档案工作规章,是指企业明文公开的制度,是企业根据国家有关档案工作法律法规要求,结合企业实际制定的有关企业档案工作基本的规定性要求。企业档案管理制度,是要求企业相应的工作或环节应遵守的有关档案管理的规定。企业档案业务规范:是指企业档案工作具体业务的规范性要求,它是依据企业档案工作各项规章制度要求而制定的操作指南。工作规章、管理制度和业务规范三方面可能有一些交叉,但侧重点和要求不同。其中企业档案工作规章以企业名义制定,重在明确档案工作在企业的地位和作用;档案管理制度以主管档案工作的职能部门名义制定,重在约定共同遵守的企业档案管理规定;档案业务规范以档案部门名义制定,重在企业档案管理的具体操作要求。一些专业性较强的档案规范也可以以专业部门的名义制定。有些企业制定企业制度没有明确的等级划分,除业务规范外都以企业的名义制定。各企业应采取有效措施贯彻执行档案工作各项规章制度。

 

 

6.1  工作规章

 

 

企业工作规章是企业单位为了维护正常的工作秩序,保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展,依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的章程、制度、公约的总称。企业工作规章虽属企业内部管理范围,但仍具有约束性、权威性、稳定性的特点,是要求所属部门、单位、人员共同遵守的准则,是对某项具体工作、具体事项制订的必须遵守的行为规范。企业档案工作规章对维护企业档案完整、安全,对企业档案工作正常开展,具有十分重要的作用。

 

   制定工作规章应遵循的原则:遵守宪法和法律,符合党和国家的方针、政策;讲求实际,注重实效,严格程序,具有针对性、可行性和实效性;符合其他相关规则及逻辑规范,简明易懂。

 

6.1.1  明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

 

 

本条是明确提出建立文件与档案管理岗位责任制和文件形成归档责任。岗位责任制是明确规定各种工作岗位的职能及其责任并予严格执行的管理制度。它要求明确各种岗位的工作内容、数量和质量,应承担的责任等,以保证各项业务活动能有秩序地进行。

 

   企业档案工作岗位责任制,是明确企业领导、高中级管理人员、技术人员、管理人员等岗位在档案工作中工作内容、数量和质量,应承担的责任的一项制度,也是企业考核各岗位完成档案工作情况的依据。内容主要包括分管企业档案工作的领导、档案工作主管部门负责人、档案部门负责人、档案人员、各职能和业务部门负责人及兼职档案人员的工作标准、工作职责,奖励和处罚等内容。

 

   建立岗位责任制的目的是加强文件形成、管理、归档、保管、利用全过程的管理。

 

    1.分管档案工作的企业领导职责。统一领导企业档案工作,审批企业档案工作规划、规章制度,审批企业档案的鉴定销毁报告及名录;将企业档案工作纳人领导议事日程,定期研究解决档案工作中存在的问题;监督档案工作岗位责任制的考核及奖罚;组织协调企业内各部门档案工作的关系。

 

   2.办公室主任(行政工作部部长或总工办主任)职责。贯彻落实档案工作法规、规定及标准,组织、协调、完成档案工作任务;审核企业档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结,检查档案工作任务落实情况;召开企业档案工作会议,总结布置档案工作,交流档案工作经验,研讨工作中存在的问题和解决办法;组织企业专()职档案人员的业务培训,负责企业档案工作责任制的考评工作;负责涉密档案借阅和外单位档案借阅的审批,负责组织对到期档案的鉴定和销毁工作。

 

   3.档案部门负责人职责。贯彻执行档案工作的法规、规定及业务标准;拟定企业档案工作的各项管理制度,编制档案工作规划、计划,并组织实施;组织、落实各项档案工作任务;落实企业专()职档案人员业务培训;组织企业档案工作责任制考评具体工作;建立健全档案管理基础性工作,做好档案实体管理和信息管理工作;负责监督检查和业务指导工作;确保档案齐全、完整、准确、系统、安全;负责涉密档案借阅和外单位档案借阅的请示,负责档案鉴定销毁工作的组织实施。

 

   4.各职能部门(项目部门)分管档案工作负责人职责。掌握企业档案工作的有关制度规定要求;将档案工作列入本部门管理,做到档案工作与本部门其他工作布置、检查、总结“三同时”;对科研课题、基建工程等档案必须按有关规定做到“四纳入”;配备兼职档案人员,并保持相对稳定;对本部门档案的完整、准确、系统负责;督促技术、业务人员、兼职档案人员做好文件材料的平时立卷和整理、归档工作;负责对本部门兼职档案人员和有关业务人员档案工作责任制的考核工作。

 

    5.档案部门专职档案人员职责。认真贯彻执行档案工作的法规、规定及业务标准,维护档案的齐全、完整、系统、安全;监督指导各职能部门及所属单位做好文件材料的形成、积累、整理立卷及归档工作,保证档案齐全、完整、准确、系统;负责企业档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用工作;参加新产品试制定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验收和购进设备开箱等活动;做好档案的保管和保密工作,确保档案的安全;及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作。

 

    6.各部门兼职档案人员职责。落实企业档案管理各项制度和工作标准;熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况,指导督促本部门有关人员做好文件材料的收集积累、整理工作;做好平时立卷工作及文件材料提供利用及安全保管工作;严把案卷质量,做好文件整理、归档工作。

 

    7.有关专业技术人员、管理人员职责。对本部门在业务、行政、科研、管理等各项工作中形成的文件材料的完整、准确、系统、安全负责;对办理完毕的文件材料,及时交部门兼职档案人员保管,不得将文件材料据为己有或延交;认真执行档案管理“三纳入”、“四同时”措施,在科研课题或建设项目结束或告一段落时,必须将文件材料收集齐全,及时立卷归档,并保证文件材料内容准确、字迹工整、图样清晰;协助本部门兼职档案人员做好文件保管期限和密级划分工作。

 

 

6.1.2  制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求,其主要内容应包括:档案工作原则及管理体制,文件的形成、积累与归档职责要求,档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求,资产与产权变动档案的处置原则,解释权限等。

 

 

本条对企业制定档案工作规定提出内容要求。企业档案工作规定,是企业根据国家档案法律法规,结合企业管理模式和企业实际,制定的档案工作管理方面的纲领性的制度,也是诸项制度中最重要的制度。

 

   企业档案工作规定应对本企业档案工作的基本原则、档案管理体制和档案工作人员职责、档案管理各项业务等内容做出的规定。可以设总则、档案管理体制与人员配备、企业文件材料形成积累与归档要求、档案整理、档案保管保密、档案鉴定与销毁、档案统计、档案信息开发利用、档案现代化管理、资产与产权变动档案处置、奖励与处分、附则等章节。

 

    1.总则。制定企业工作规定的依据,本企业档案工作的原则与目的。

 

    2.档案管理体制与人员配备。企业档案工作的管理体制,档案部门的隶属关系,接受监督、检查和业务指导的部门;档案工作组织的构成;档案部门的任务与职责。

 

    3.企业文件材料形成、积累与归档要求。文件材料的形成、积累的原则范围;文件形成部门的职责与管理,坚持平时立卷与“三参加”、“四同时”的措施;归档文件的整理与归档要求。

 

    4.档案整理。文件材料的整理原则、标准、整理内容、整理要求。

 

    5.档案保管保密。档案保管的原则、方法、要求;档案库房条件与标准;档案保密的规定。

 

    6.档案鉴定与销毁。档案鉴定工作的原则与要求,鉴定工作组织构成,鉴定与销毁工作程序。

 

    7.档案统计。档案统计工作的原则、要求、方法,统计内容和指标体系设定,统计时限。

 

    8.档案信息开发利用。档案信息开发利用的原则、方式方法,开发档案的范围,档案利用规定、审批程序。

 

    9.档案现代化管理。档案现代化管理原则,现代化管理手段和方法。

 

    10.奖励与处分。奖励与处分的依据与标准。

 

其他各项档案管理制度都应在该制度的原则指导下,细化档案管理工作内容及操作程序。

 

 

6.1.3 建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度,发生档案泄密、造成档案损毁等行为,企业应提出责任追究和处罚措施,并将有关要求纳入相关管理制度

 

 

本条是要求企业建立档案工作责任追究制度。责任追究的范围、责任追究的对象、责任追究的内容、责任追究的方式和处理办法、追究程序、责任追究的处理期限。

 

 

6.1.4  制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害,企业应制定档案抢救应急措施,包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复,应制定应急预案。

 

 

本条是要求企业应建立档案管理应急预案。档案管理应急预案应包括:应急预案的原则;应急领导小组及其主要职责;预案启动、处置程序;应急保障所需的资金保障、物资保障、人力保障;应急处置措施中的及时报警、组织救援遇险人员、对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断,启动相关应急处置预案、对灾害事故造成的受损档案,立即组织力量进行抢救;应急响应和灾后救助,灾害预警、灾情核定及报送、紧急转移安置、档案抢救保护;宣传、教育和培训;责任和奖惩。

 

 

6.2  管理制度

 

   

 

企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分,建立健全企业档案管理制度是做好企业档案工作的保证。制定企业档案工作管理制度应根据国家有关法律法规,结合企业实际,履行制定规章制度程序,经单位领导审定批准,纳人企业管理制度或标准之中,严格管理并贯彻执行。

 

   企业档案管理制度是由企业权威部门制定的。一是档案管理制度必须出自企业权威部门,并以企业的名义或综合部门审核批准、颁布实施;二是档案管理制度必须按照企业内部规定的程序制作;三是档案管理制度是企业办事规程或行动准则,必须共同遵守;四是档案管理制度应与企业其它管理制度相契合,这样既有利于各项制度落实,也有利于工作协调,避免出现漏洞。例如:岗位责任制、基建管理制度、设备管理制度、财务管理制度等都应将涉及有关文件、档案管理的内容列入其中。

 

 

6.2.1  文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

 

 

归档制度是保证企业各种文件材料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度,也是文件材料和档案鉴定的重要依据。制度内容包括:文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

 

   文件归档范围应以能够准确反映本企业主要职能活动和基本历史面貌,确保文件材料齐全、完整、准确、系统,满足本企业各项工作查考利用需要为原则。

 

   保管期限:凡是反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位、国家、社会和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。主要包括:本单位制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要的请示、报告、总结,综合统计报表,机构演变、领导人任免的文件材料。

 

   凡是反映本单位一般工作活动,在较长时间内对本企业工作有查考利用价值的文件材料,列为30年保管。主要包括:本单位一般工作问题文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作形成的一般文件材料,直属上级单位印发的属于本企业主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下属企业报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

 

   凡是在较短时问内对本企业有参考利用价值的文件材料,列为10年保管。主要包括:本企业一般事务性的文件材料,上级单位和同级单位印发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件材料,下属企业报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

 

   文件保管期限可长可短时,一律从长。

 

   归档时问:是指根据本企业各项活动的程序和文件材料的形成特点,定出各种文件材料归档的具体时间。一般分为按年度归档、项目结束后归档、工作阶段归档和随时归档。

 

   归档程序:收集、整理、审查、归档。其中审查程序是整个归档程序的核心,收集、整理则是审查前期的准备阶段。

 

   归档质量要求:归档文件应为原件;归档文件材料齐全完整;归档文件制成材料具有耐久性;整理归档文件所使用的装具、装订材料符合档案保护和耐久性要求。

 

 

6.2.2  档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进()库要求、库房管理要求和库房管理员职责

 

 

本条对企业建立健全档案保管制度提出要求。档案保管应当按照国家及档案行业标准要求执行。档案库房建设要纳入企业建设、维护计划,要具有“八防”功能和监控、报警措施,以确保档案的完整、安全。库房内温度应控制在1424 ℃之间,相对湿度在45%~60%之间。特殊载体档案保管环境,按国家档案局有关特殊载体保管标准执行。定期检查各种设备设施,确保正常运行。

 

 

6.2.3  档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。

 

 

本条对企业建立档案鉴定销毁制度提出要求。

 

   成立鉴定工作组织人员:企业领导、有关职能部门负责人及业务、科技人员,档案部门人员。

 

   明确鉴定工作组织职责:编制和修订企业文件归档范围和保管期限表;确定鉴定的原则和方法;定期对到期档案进行鉴定;提出无保存价值档案的目录;写出鉴定报告报分管领导审批。

 

   确定鉴定工作程序:制订工作方案,组织鉴定工作实施,形成鉴定报告,经审核批准,组织监督销毁,销毁目录归档。

 

 

6.2.4  档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

 

 

统计工作的内容:档案数量的统计,包括档案的收进、移出、销毁、实存等方面的情况;档案业务工作质量的统计,包括档案的归档率、完整率、准确率等;档案开发利用工作情况的统计,包括借人次、借阅量、查全率查准率、利用率、准确率统计工作应当坚持目的性、准确性、连续性、全面性、系统性和及时性。同时档案部门还应加强对统计数据的系统性分析,以掌握企业档案工作的变化和规律。

 

 

6.2.5  档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法,规定查()阅档案的权限和审批手续,提出接待查()阅档案的要求。

 

 

本条对企业档案利用制度提出要求。企业档案部门要健全档案检索体系,建立档案信息集中管理的开发模式。企业在开发档案信息的过程中,要对企业核心技术档案、知识产权档案和涉及商业秘密档案的开发利用进行审查。要处理好利用和保密的关系。

 

   档案信息开发利用主要形式:从企业文化、企业产品宣传等方面开展档案、情报、信息编辑、汇编专题资料等工作;利用档案制作多媒体宣传品;建立企业精品档案展室;依托网络技术,开展档案信息的网上服务。

 

   企业档案信息资源的开发与提供利用,必须严格执行保密制度,在遵守保密制度和不损害国家、企业和个人利益的前提下,积极提供和开发档案信息,为企业各项工作服务。

 

 

6.2.6  档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。

 

 

企业档案保密制度,应从确保企业档案实体和信息的安全提出具体要求。

 

   应要求档案管理人员必须严格遵守保密守则,包括离职后不得泄露。涉密档案加强保密措施,严格履行借阅手续和控制知悉人员,指定档案阅读地点。

 

 

6.2.7  电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求

 

 

本条对企业建立电子档案管理制度提出要求。电子文件的归档应遵守两个原则:一是电子文件的归档实行“双套制”,即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件,同时存档;二是同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。

 

电子档案管理制度应明确规定电子文件的收集范围,收集积累要求,收集、积累办法,电子文件的整理,电子文件的归档范围、归档时间,有效性和完整性鉴定,保管期限划分,归档要求,电子档案利用使用拷贝件、保护电子档案载体等要求及应注意的问题。

 

 

6.2.8 档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。

 

 

本条对建立健全档案管理系统操作制度提出要求。

 

 

6.3  业务规范

 

6.3.1  文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

 

 

本条是对企业文件、档案整理提出的要求。文件、档案整理原则是遵循文件、档案形成规律,保持文件、档案的有机联系,便于保管和利用。

 

   整理方法应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GBT ll822—2008)、《归档文件整理规则》(DAT 22—2000)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DAT 28—2002)等的要求执行。

 

   档号编制应按照《档号编制规则》(DAT l3—1994)要求,选择适合企业档案分类的标识方法,与企业档案分类方案配套使用。

 

   档案装具是档案室存放并保护档案的装置或容器。主要有箱、柜、架、卷皮和卷盒等。无论何种装具,都必须对档案无损害作用,并且制作经济,使用便利。档案装具无论是购买还是定制都应符合《档案装具》(DAT 6—1 992)标准要求。

 

 

6.3.2  档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。

 

 

制定企业档案分类方案的分类规则是:同位类之间互不相容;各子项之和必须穷尽母项;同位分类必须按同一标准进行;分类必须按层次进行不能跳跃。

 

   制定分类方案要根据企业档案实际情况,遵循分类规则编制类目表,以指导具体的分类工作。

 

类目表:是根据本企业(系统)档案的种类和数量情况,编制一个由大类、属类、小类构成的,具有从属关系(纵向)和平行关系(横向)的不同层次的类目体系。

 

   分类方案是由类目表、标记符号、说明与注释、索引组成。

 

   企业档案分类体系的类目设置。工业企业档案一级类目的设置按照《工业企业档案分类试行规则》规定,一级类目有:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

 

   企业档案二级及二级以下类目的设置,同样要依据企业管理职能分工,结合档案的内容和特点来进行具体划分。参考《工业企业档案分类试行规则》。    

 

   管理类档案二级类目一般按问题设属类,可参考《工业企业档案分类试行规则》的二级类目。

 

   产品档案二级类目一般应按产品的种类或型号来设置。

 

   科研档案二级类目一般应按课题性质或课题来设置。

 

   建设项目档案二级类目一般应按工程性质或工程项目来设置。

 

   设备仪器档案二级类目一般按设备仪器种类或型号设置。

 

   中小型企业档案分类层次不宜过多。

 

 

6.3.3  文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。

 

 

文件归档范围和保管期限表是企业档案工作重要的基础业务工作。文件归档范围和保管期限表可以成为单独的档案业务规范,也可与文件归档制度合并为一个制度。在制订该制度时,文件归档范围及保管期限部分应以企业内各职能部门为单位,按照各其职能和文件形成过程,逐项列出条目。对于建设项目和临时工作要单独补充完善。参考本规范附录A

 

 

6.3.4  特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

 

 

本条是对企业制定特殊载体档案管理规范提出要求。特殊载体档案包括:磁性材料、感光材料和其他合成材料等为介质的档案记录载体。存在形式有:照片、缩微胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘、实物等。

 

   收集范围应以企业文件归档范围和保管期限表为主,参考载体形式。

 

在管理上一般不单独设置类目,可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同,应分库保管。特殊载体档案整理与保管具体要求见:《照片档案管理规范》(GBT ll821)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GBT l76781)、《电子文件归档与管理规范》(GBT l8894)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DAT l 5)、《档案缩微品保管规范》(DAT 2 1)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DAT 32)、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DAT 38)、《缩微胶片档案数字化技术规范》(DAT 43)等标准。

 

 

7  档案业务工作

 

 

企业档案业务工作是企业档案工作的基础性、专业性和实质性工作,是检验企业档案工作质量与水平的重点和核心内容。因此,企业档案部门应重点在日常工作中加强档案基础业务建设。《企业档案工作规范》第7档案业务工作,作为《企业档案工作规范》的主体部分,对企业档案业务活动各个环节提出了基本要求。

 

 

7.1  企业档案工作与业务活动

 

 

由于档案产生于业务活动,是业务活动的真实记录,因此,档案工作与企业所有的业务活动都有着不可分割的联系,也只有将档案管理与业务管理相结合,二者才能相得益彰。

 

 

7.1.1 企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分,应纳入企业领导工作议事日程,纳入企业规章制度及工作流程,纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。

 

 

企业档案是企业各项业务和活动的记录和生成物,与企业各项业务和活动有着天然的密切联系,同时又服务于企业的各项业务活动,企业在各项业务和活动中做好相关的档案工作,将有利于企业的规范化管理。因此,需要企业档案工作的分管领导将档案管理纳入工作的议事日程郑重考虑和研究,对企业档案工作的发展做出整体规划,并通过协调将档案管理纳人企业各项业务和活动的规章制度及工作流程,纳入企业各部门和有关人员的岗位或经济责任制,以行之有效地保障各项业务和活动记录的形成与管理。这是需要在领导层面解决的问题。

 

 

7.1.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动,负责检查应归档文件的完整、系统。

 

 

三参加”是几十年科技档案工作的经验总结,是一种行之有效的控制措施。产品鉴定、成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动都是相关工作的结论性、阶段性的活动,如果这些活动的文件不能得到及时归档,后补将会是很困难的。企业档案部门或档案人员通过参加这些活动,可以深入了解在这些有关工作和活动中产生哪些需要归档的文件,从而对这些工作和活动的文件完整、系统地归档起到负责把关和维护企业利益的作用。所以,“三参加”应该纳入企业管理制度并认真执行。

 

 

7.1.3  企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求;检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况;验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况;项目总结应同时做好项目文件归档交接。

 

 

四同时也是几十年科技档案工作的经验总结,是一种行之有效的在工作全过程中对归档文件进行控制的措施。企业的档案部门与有关管理部门相互配合,共同将“四同时"作为一种企业管理工作流程执行好,可以对企业管理和档案管理起到相辅相成的作用。

 

 

7.2  文件的形成、积累

 

 

文件的形成与积累是档案管理的前奏。由于企业的各管理部门和业务部门每天形成大量的各种文件材料,涉及到不同岗位和不同人员,为保证定期归档工作的顺利进行,各部门对本部门形成的文件,要注意做好平时的积累工作。

 

 

7.2.1  文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

 

 

文件经过起草、修改、审核、签发等文件处理过程,以一定的记录方式或载体形式制作成正式文件的程序,叫文件的形成。文件一旦以某种格式被记录下来,并以依附于某种载体的形式生成和发出,文件的内容和记录方式将被视为不可逆转,因此文件形成时的记录载体和记录方式起着固定文件内容和鉴别文件真伪的重要作用,文件形成时质量的高低直接影响档案的质量和保存使用的年限。所以,本条款要求文件形成时应根据文件的类型,特别是对那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

 

   例如,纸质文件材料不应使用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制,不能使用热敏纸,而应使用字迹、线条和影像的清晰及牢固程度均符合永久或长期保存要求的材质印制。办公自动化系统中形成的电子文件可先逻辑归档,然后要按照《电子文件归档与管理规范》的要求,定期及时地进行物理归档;其他系统中形成的电子文件应使用不可擦除型光盘作为载体进行存储。

 

 

7.2.2  文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

 

 

文件的积累是文件形成后到归档前的一个必要工作环节。由于各单位每天形成大量各类文件材料,涉及到不同的岗位、不同的人员,文件的形成者并非文件的积累者,需要在文件的各个形成部门设置兼职档案人员对本部门形成的文件在形成后随时收集积累和临时保管,以便于部门的预立卷和按归档时间及时归档,保证应归档文件的齐全完整。因此要求文件的形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

 

 

7.3  文件整理与归档

 

 

文件的整理与定期归档是将文件转化为档案的重要工作环节。科学的整理方法、清晰的归档范围、明确的归档时间,是保证案卷质量和档案完整、准确、系统与安全的重要条件。

 

 

7.3.1  文件整理

 

文件立卷整理应遵循文件形成规律,区分保管期限,保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理,应分别符合GB 9705DAT 22GBT11822、财会字〔199832号、劳力字〔199233号等标准及文件的要求;音像、电子等载体形态文件整理,应分别符合GBT 11821DAT 15GBT 18894DAT 32等标准的要求。

 

 

   文件的形成有其自身的规律和特点,国家档案局颁布的《归档文件整理规则》

 

(DAT 22—2000)明确了归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。文件之间的有机联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。文件来源方面的联系即以一定的责任者为要素构成联系,整理时尽可能保持这种固有的联系。文件时间方面的联系是文件的形成部门在处理具体工作或进行活动时,都有一定的过程或阶段,从而使文件之间存在自然的时间联系,整理时要保持这种自然的联系。文件内容方面的联系即文件是形成部门在解决特定问题或因特定的事由形成的,这就构成了文件之间在内容上的紧密联系。对一个问题、一件工作、一起案件、一项活动、一次会议、一个项目(如一个科研课题、一个型号的设备或产品、一个基建项目,等等)所形成的文件,在整理时都要注意保持它们之间的联系。文件形式方面的联系即文件的文种或载体等之间的不同类型。文件的形式标志着文件产生时的特定作用,在某种程度上,也反映了文件在来源、时间和文件内容上的联系,在整理时也应适当保持文件形式之间的联系进行整理。

 

   区分保管期限。不是所有办理完毕的文件材料都必须归档保存,也不是所有需要归档保存的文件都具有相同的保存价值,而是要依照国家、行业等有关规定和企业的具体需要,结合立档单位的实际情况,区分归档范围内不同文件的价值,划定不同保管期限。在保持文件有机联系的前提下,整理在一个保管单位或一个案卷中文件的保管期限应是相同的。

 

   便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则,也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。当“文件之间的有机联系”与“保管和利用”发生矛盾时,就不能机械地理解“文件整理应该保持文件之间的有机联系”,而应充分考虑保管和利用上的方便。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点,也是最终目的。

 

   关于各种文件的整理要求,基本都有相关的标准和规范,在进行文件整理时,可按照这些标准和规范的要求进行整理。其中,管理类文件的整理应符合《归档文件整理规则》(DAT 22—2000)、《文书档案案卷格式》(GB 9705--1988)要求;科技类文件的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GBT ll822--2000)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DAT 28--2002);会计类文件的整理应符合《会计档案管理办法》(财会字[1998]32)的要求;干部职工管理类文件的整理应符合《企业职工档案管理工作规定》(劳力字[1992]33)的要求;音像文件的整理应符合《照片档案管理规范》(GBT ll821--1989)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DAT l5—1995)的要求;电子文件的整理应符合《电子文件归档与管理规范》(GBT l8894--2002)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DAT 32--2005)的要求。

 

   关于企业管理类文件的整理方式可以有两种:一种是以为单位进行整理;另一种是以“件”为单位进行整理。以“卷”为单位进行整理是传统的立卷方式,就是根据文件的形成规律,将一组有密切关联的文件按照既定的分类方案进行组合。以“卷”为单位整理文件,其基本保管单位是案卷。以“件”为单位进行整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带和录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件作为一件。以件为单位整理的档案,其基本保管单位是件。选择以件为单位整理文件时,其前提条件是基本实现了自动化办公或以使用计算机为主的文件管理。

 

 

7.3.2  文件归档范围

 

 

归档范围是指哪些文件应该归档,哪些文件不必归档。归档范围是归档制度最重要的内容,正确划定归档范围是保证归档文件材料齐全、完整、系统的关键。各企业应根据国家(含地方)、行业的有关规定,结合自己的具体实际情况,确定本企业文件材料的归档范围。归档范围应以本单位工作活动为主,突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。外单位的文件不论是上级、下级,还是非隶属关系单位,应以是否与本单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。既不可搞“有文必档”,不管文件的价值和来源,凡是文件都归档;也不能将有价值、属于归档范围内的文件遗漏掉。

 

 

7.3.2 .1  企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔20044号文件要求。

 

 

一个企业的档案应该能够反映这个企业各个阶段和各项重要活动的全貌。通常情况下,我们所说的企业档案是指企业在生产、经营、管理等活动中形成的档案,这些档案固然重要,但企业在筹备、建设等前期工作中形成的档案仍然是不可忽视的。特别是前期筹建中会形成很多涉及企业权益方面的文件,比如国家有关部门对企业筹建中土地使用等若干问题的批准文件、建设过程中的质量保证和验收结论文件等等,无数实践证明这些文件在若干年后的企业变化和社会变化中仍然会有很重要的凭证和依据作用。然而很多企业在筹建初期,由于组织架构还不完全、参与人员很有限、要做的工作又很多、管理制度建设没能及时跟上等等原因,致使初期形成的重要文件有很多都没能得到安全保存,当若干年后有情况发生时就会造成不必要的损失,有些甚至是惨重的损失。因此,企业应该建立较强的档案意识,从企业筹备初期,就要注重收集保存有关文件,在建立管理制度时将企业在各个阶段和各项重要活动中形成的、具有现实和长远利用价值的文件纳入归档范围。

 

   我国的企业按照不同的标准可以划分为多种类型,比如,按企业资产的所有性质可以分为国有企业、集体企业、私营企业,现在又将所有没有国有资本参与的企业统称为民营企业,还有混合所有制企业,如中外合资经营企业、中外合作经营企业、国内具有多种经济成分的股份制企业等。按企业生产经营业务性质分主要有工业企业、农业企业、商业企业、物流企业、交通运输企业、金融企业,除此之外还有邮电、旅游企业等。按企业规模分为超大型企业、大型企业、中型企业和小型企业。还有一些其他的分类标准,如按企业制度、产业性质、组织形式、资源集约度、技术先进程度、生产与市场特点等等进行分类。企业的类型很多,各种类型的企业其档案种类既有共性又有个性,比如就一般具体的企业而言,企业档案可以按照其所反映的企业活动的职能性质划分为管理类、业务类、财务类、人事类等几个基本类别。其中管理类档案可以包括行政管理、党群管理、经营管理、生产管理等工作内容;财会类和人事类档案则是两种专门档案,各种类

 

型的企业都会形成,这些是企业档案具有共性的部分;业务类档案情况比较多样:生产、建筑等类型的企业多为科技生产活动,其档案内容主要为科技档案,经营、运营、物流、运输、金融等类型的企业则指以主要业务内容为中心的活动产生的档案,这是最能反映企业个性和特色的部分,在不同企业的归档范围中应有所不同。

 

   这一条重点强调的是,企业档案要能够真实记录和准确反映企业的发展历程,无论是哪种类型的企业,反映企业从筹建一直到注销的各个阶段的各项重要活动的记录,都应在档案中有所保存。其中,国有企业的档案既是企业资产也是国有资产,其文件的归档范围应符合国家档案局、国务院国资委发布的《国有企业文件材料归档办法》(档发[2004] 4)要求。其他类型的企业可以参照执行。

 

 

7.3.2 .2  归档文件的主要来源有:

 

   ——本企业形成的文件;

 

   ——本企业引进项目、外购设备等接收的文件;

 

   ——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件;

 

   ——本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件;

 

——本企业执行、办理的外来文件。

 

 

归档文件应该体现以我为主的原则,但不能机械地理解为所有外来文件

 

都不需要归档保存。需要归档保存的企业文件主要来源于本企业,但除此之外,

 

还有一些来源于上级、下级以及非隶属关系的外单位的重要文件,其中有利用价

 

值的或本企业需要执行、办理的,应该属于企业文件材料的归档范围,譬如,上

 

级单位对本企业请示或事项的批复文件、与本企业工作密切相关的通知等;本企

 

业及下属企业的资产评估材料、产权转移证等产权界定材料;企业股权材料、引

 

进项目或外购设备等接收的文件、合作项目投资可行性描述文件(如项目建议书、

 

可行性研究报告)、资产证明文件(如土地使用证、房产证、专利证等)和资产清

 

单、债权债务清单;等等。这些文件虽然不是本企业产生的,但对于服务企业活

 

动和维护企业的合法权益都有着不可或缺的重要作用,应该纳入企业文件材料的

 

归档范围收集齐全。

 

 

7.3.2 .3  企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定,建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DAT 28;服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围,应结合企业活动和专门业务编制。

 

 

归档范围是指哪些文件应该归档,哪些文件不必归档。文件材料归档范围和保管期限表是归档制度最重要的内容,正确划定归档范围是保证归档文件材料齐全、完整、系统的关键。归档范围和保管期限表既可以成为单独的档案业务规范,也可与文件归档制度合并为一个制度。企业应依照国家和行业的有关规定,结合本企业经营管理范围和业务活动的具体情况,以企业内各职能部门为单位,按照部门职能或工作流程和文件形成规律,参照附录A企业文件材料归档范围和保管期限,制订本单位文件的归档范围和保管期限表,并逐项列出条目。既不可搞“有文必档",不管文件的价值和来源,凡是文件都归档;也不能“有档不归”,将有价值、属于归档范围内的文件遗漏掉。

 

   附录A主要是以生产型工业企业为蓝本制定的,其他类型的企业可根据自己的业务特点参照制定。

 

   制定归档范围的基本方法是:在分析研究本企业生产技术、经营活动和各项管理职能的基础上,对各项职能活动中产生和形成的具有查考利用价值的各种类别的企业文件材料划定归档范围。

 

   制定归档范围和保管期限表的程序是:掌握依据,调查研究——在制定归档范围和保管期限表之前,企业档案管理部门和工作人员要认真学习并掌握档案工作相关法律法规和标准规范,对本企业各项基本职能进行深入细致的调查研究,听取相关人员对文件材料的归档意见;拟定初稿——企业档案管理部门依据国家有关法律、法规和标准、规范,结合企业每一个立档部门的职能特点,拟写每一个立档部门文件材料的应归档范围和保管期限表初稿;广泛征求意见——征求每一个立档部门和兼职档案员对初稿的意见,请立档部门对有关部分进行补充完善,在此基础上,档案部门再进一步做好统筹的修改和完善,形成送审稿;部门审核——请各立档部门负责人结合本部门的职能工作对送审稿进行审核和完善,档案部门根据审核意见完成修改后,送档案工作主管领导进一步审定;发布执行——报企业分管档案工作的领导审定批准,以企业制度或标准的形式正式印发执行;纳入相关制度——企业文件材料归档范围和保管期限表出台后,还应将其纳人企业相关制度、标准中,以保证切实地得到贯彻执行。

 

   前面讲到企业的类型很多,在制定归档范围时,各企业应该重点注意能够反映本企业特点的文件材料。比如:

 

   1.制造业企业(工业企业)文件材料的特点

 

   制造业是个庞大的体系,在各类型的企业中占有主导地位。由于制造业企业是以大规模的采用机器或机器体系进行各种产品的生产,因此在制造业企业档案中,各类科技文件特别是产品档案的数量占有相当大的比例。

 

    2.交通运输企业文件材料的特点

 

   交通运输企业的主要生产方式为铁路运输、公路运输、水路运输、航空运输和管线运输等五种。交通运输企业的生产离不开各种基础设施和运输设备的支持,其营运网点愈多、营业范围愈广,所兴建的基础设施和购置的运输设备也就愈多,从而形成了基建和设备文件材料数量较大的特点。这些基建和设备文件材料对于交通运输企业的正常运营和安全生产具有重要的保障作用。

 

    3.建筑安装企业文件材料的特点

 

   建筑安装企业活动的主要目的是形成各种生产性和非生产性的固定资产,其产品是各种厂房、矿井、港口、机场、铁路、桥梁、管线、道路、住宅以及公用建筑等建筑物、构筑物和各种设施。所以,文件材料以工程项目为单位的成套性特点较为突出,而且由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长,合同类文件材料一般都需要较长的保存期限。    

 

    4.金融企业文件材料及其特点

 

   金融企业一般分为银行金融企业和非银行金融企业两大类。l993年以来,我国政府对金融体制进行了深刻的改革,实现了银行的企业化管理。而非银行金融企业是随着金融市场的扩大和复杂化而出现的,种类很多,一般包括信用合作社、信托投资公司、证券公司、保险公司、财务公司、金融投资公司和租赁公司等企业形式。

 

   由于金融企业职能的特殊性质,其业务文件材料主要体现出以下特点:(1)内容相对专一。虽然金融企业的业务范围较广,但其业务内容基本上是围绕着货币和信用这两个主要环节而相对集中的。(2)作用具有多功能性。由于金融企业特别是银行的客户面比较广,与客户的利益密切相关,这种特殊性决定了金融企业文件材料不仅是企业活动及创造信用的记录,同时也是社会各界及自然人经济权益的重要凭证,其作用范围远远超出了金融企业本身。金融企业文件材料的这种多功能性对金融企业文件材料的管理和利用提出了更高要求。(3)数量增长速度快。银行各种业务及信用创造

 

的职能和长期保存的需要,会使文件数量的增长速度相对较快。

 

  5.流通企业文件材料及其特点

 

   流通企业以行业为标准可以分为商业企业和服务企业;以业务国籍为标准还可分为内销企业和外贸企业等。

 

   经营管理性文件材料是商业企业文件材料的主体;各种与经营活动相关的管理类文件和财会类文件的形成量和频率较高;由于商业企业的经营活动必须借助于一定的设施和场地开展,特别是经营规模大、数量品种多、进货渠道广、场内结构安排及场内外运输和搬运业务量繁重的大型商业企业,都拥有一定规模的基建和设备文件材料;同时由于商业企业结算业务的规律性特点,其文件材料呈现出较强的时间性和项目性等特征。

 

   服务企业一般特指两种类型:一种是生产性服务企业,如信息咨询、科技服务、包装、广告等企业;另一种是生活性服务企业,如物业管理、餐饮、旅游等企业。服务企业的文件材料是以经营管理性文件为主体;形成数量相对不是很大;种类相对单一;需要永久保存的文件材料数量不多。

 

    6.邮电通讯企业文件材料及其特点

 

   邮电通讯企业的业务范围一般分为邮政和电信两大专业,其生产活动不同于一般的工商企业,多数信息或邮件的传递过程要由两个或两个以上的企业合作才能完成。邮电通讯企业业务文件材料的日生产量较大,但绝大部分的保存期限却不需很长;设备文件材料内容复杂而且存址分散;相当一部分文件材料是由多个企业共同形成。

 

    7.农业企业文件材料及其特点

 

   农业企业的生产活动受自然条件影响大,生产周期长,具有明显的季节性和地区性。现代农业的发展又呈现出立体化、大农业化和外向型等趋势。立体型农业企业在单位面积上利用动植物和微生物的特征及对外界条件的不同要求,通过种植业、养殖业和加工业的有机结合,建立多个物种共栖、资源多级利用的农业生态系统,这些都决定了农业企业文件材料具有综合性的特点。随着全球经济一体化趋势的日益明显,外向型农业企业逐渐增多,这种以国际市场为导向、以出口换汇、促进本国农业经济发展为目标的专业化、社会化的农业生产经营体系,产生了大量经营性文件材料;与同时,大量的市场信息和金融信息等不断地吸纳到农业企业的信息系统之中,它们与档案这种内部信息相互结合,成为现代农业企业生存与发展的信息保障,外向型农业企业文件材料又呈现出情报性特点。

 

   还有一些类型的企业文件材料没有在这里一一列出。总之,行业特点和企业活动性质的不同,决定了不同种类的企业文件材料各有其特殊性,无论是具有共性的还是个性的企业文件材料,只要对现实和长远具有凭证、依据或参考作用,就具有一定的保存价值,企业都应将其列人归档范围,包括文字、图表、声像等各种形式的文件材料。

 

   各企业应在紧密结合本单位各项职能活动,深入研究文件材料的来源、范围和价值规律的基础上,准确把握本企业文件材料特殊性,参照附录A工业企业文件材料归档范围和保管期限,科学制定本单位文件归档范围和保管期限表,使该归档的材料不遗漏,该长久保存的不断档。

 

   关于项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定,建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DAT 28

 

 

7.3.3  文件归档时间

 

   

 

归档时间是指文件材料的形成部门将按照一定要求进行整理后的应归档文件向企业档案部门移交的时间。正确地规定归档时间,对于维护企业档案的完整与安全,确保企业各部门和档案部门的正常工作秩序,具有实际意义。企业应当根据企业文件的形成规律和特点做出具体规定。

 

   企业文件材料的归档时间主要有两种:定期归档和随时归档。定期归档是指按照有关规定,企业文件在形成处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。按年度归档、按项目结束时间归档或按工作阶段归档等方式都属于定期归档,这是企业文件材料归档的典型形式,管理类文件、科技类文件、会计类文件等材料的收集归档适用此种方式。随时归档是指在企业文件形成时就将其归档,或形成处理完毕后立即归档。临时归档、即时归档等方式都属于随时归档,这是收集企业文件材料的补充形式,也是确保企业文件材料完整、准确、系统的有效方式,产品更新、项目改扩建、设备开箱等材料的收集归档适用此种方式。一些临时性的重要工作、重大事件以及一些外出考察过程中形成的文件

 

材料往往被企业忽略了及时归档,这就要求企业档案部门及时了解本企业的工作动态,加强与各部门的沟通和联系,及时指导有关人员随时注意做好有关文件材料的形成和收集工作,以确保本企业归档文件完整、准确、系统。有些暂未纳入本企业文件材料归档范围内、但又确实有保存价值的文件材料范围,还可以制发《临时归档通知单》给有关材料形成部门,以确保将本企业有价值的文件材料尽可能地收集齐全。

 

 

7.3.3 .1  经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。

 

 

   经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的管理类文件材料,一般应在办理完毕后的第二年一季度向档案部门归档,即按年度归档。对于一些特殊的文件材料,可以针对具体情况适当放宽归档时间。例如,一些未结案的政治、刑事和经济案件,可以等到整个案件结案,将形成的文件材料整理好,根据办案部门的需要可以继续保存一年后再行归档;对于企业产品销售工作中形成的市场信息、用户调查等动态信息,可采用复制的办法将原件按阶段归档。

 

 

7.3.3 .2  科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档,周期长的可分阶段、单项归档;产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

 

   

 

综合各种科技文件的特点,其归档时间大致可以划分为以下几种类型:

 

1、按项目结束时间归档(即在项目鉴定、竣工验收前归档)。

 

按项目结束时间归档是指在一项科技、生产活动(如一项科研课题、一个新品生产、一个基建项目等)结束后归档。科技文件的形成是科技活动的一个重要组成部分,一项科技或生产活动结束后,围绕该项活动的科技文件的形成过程也告结束,这时把有保存价值的科技文件经过系统整理后及时归档,该项活动才能划上句号,这既符合科技和生产活动的自然过程,又易于保持科技文件的完整,也使归档工作和科技、生产活动的鉴定验收工作相协调。一般来说,形成周期不太长的科技文件,较适于采用这种方式归档。

 

   2.按工作阶段归档。

 

   形成周期较长的科技文件,可以按科技、生产活动的完成阶段归档。当一项科技或生产活动按照其流程完成了一个工作阶段后,即可将该阶段形成的科技文件整理归档。比如,在一项重点工程或一个复杂的新产品设计活动中,其科技文件可按可行性研究阶段、设计阶段、施工或研制阶段等分别进行归档。

 

   按这种时间归档,主要是为了方便科技部门的工作和便于保护科技文件。有些科技、生产项目,从开始到结束周期很长,往往需要三年五年、十年八年,甚至更长的时间,由于时间跨度比较大,如果不分阶段而等到项目完结后归档,大量的科技文件长期地散放在形成部门,特别是有些工作人员更换比较频繁,时间长了文件很容易就找不到了,这无疑对形成部门是个负担,而且不利于维护科技文件的完整与安全。所以,对形成周期较长的科技文件,按阶段进行归档是必要的。

 

   3.按单()项结束时问归档。

 

   大型项目或研究课题,不仅整体设计、施工和研制的周期较长,而且每个项目往往由若干个单项工程(子项或子课题)组成。比如一个大型钢铁联合企业的设计和施工,包括烧结、炼铁、炼钢、轧钢等多个单项工程;又如一个航天飞行器的研制,包括动力系统、控制系统、机身系统等多个系统。这些“单项”或“系统”作为整体工程或课题的组成部分,不仅是各自相对独立的,而且在工作进展上也常常是不同的。根据这种特点,为保证工作正常进行和科技文件的完整、系统,当一个单项工程(子项或子课题)结束后,即可先行归档,以免后期整体的归档工作负担过重。

 

   4.按年度归档。

 

   还有些科技文件是适合按年度归档的。按年度归档,就是在每年的初始阶段,将上一个年度形成的科技文件整理归档。这大体适用于以下几种情况:

 

   一是活动和形成周期较长,依年度比按阶段归档更合适的科技项目形成的文件。

 

   二是某些自然观察或观测活动中形成的科技文件,如气象、水文等观测活动,需要每时、每日、每年的连续观测,反映出时间连续性强的特点,这些科技活动中形成的科技文件可以按年度进行归档。

 

 

7.3.3 .3  产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档;外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

 

 

产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件,日后都将成为企业核心档案资源。企业核心档案资源指现代企业运营必备的档案文件,即那些一旦失去企业将无法恢复重建、正常运转或蒙受重大损失的档案资源。能否维系企业生命力持续和有效运作,是界定核心档案资源的依据。为有效地维护企业的合法权益,企业应当确保其核心档案资源必须及时归档和安全保管。

 

   还有些科技文件应该随时归档:l.机密性强的、特殊的科技文件。由于保密或企业利益的需要,要求有些科技文件随形成随归档。2.外来文件。有些与企业利益密切相关的外来文件,例如,外购设备和引进项目或引进技术的随机图样和有关文件、委托外单位设计或承办产生的科技文件等,应该在开箱验收或接收后即时登记归档,以避免流失。为了解决这些文件急于利用与即时归档的矛盾,可以先行归档,再办理借阅或复制,这样既解决了归档问题,也解决了利用问题。

 

 

7.3.3 .4  会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。

 

 

会计文件材料的归档时问,按《会计档案管理办法》规定,在会计年度终了后,可暂由财务会计部门保管一年,期满后由会计部门编制移交清册,移交本企业档案部门统一保管。

 

   电算化会计(会计电算化是指由会计人员操作会计软件、使用电子计算机替代人工来完成会计工作的活动)核算材料是会计电算化中产生的电子文件,与传统手工核算形成的纸质会计核算材料相比较,具有记录载体磁性化、会计核算信息的非人工识读性、信息存储的高密度性以及对系统的依赖性等特点。因此,电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别于传统的纸质会计核算材料,主要体现在:

 

   1双轨制要求。根据1996年财政部制定颁发的《会计电算化工作规范》和1998年财政部与国家档案局联合颁发的《会计档案管理办法》,电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分:存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据;打印输出的纸质载体的会计核算材料(不能只保存不可见的磁性介质的核算数据);会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。由此可见,要求电算化会计核算材料的归档实行双轨制,即将电子会计核算数据和打印输出的纸质会计核算材料一并归档。而且,会计软件的文档资料及软件程序,也应作为电算化会计核算材料归档的重要组成部分。

 

   2.特别要求。磁性介质或光盘等电子文件,应作防写处理;为了保证档案的完整性、安全性,归档的会计核算数据要进行双备份,即归入档案机构的磁盘或光盘应是两套,一套封存保管,另一套作为日常的提供利用;打印输出的纸质载体的会计核算材料,必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章,以保证其真实性、准确性;打印输出的纸质载体核算材料须字迹清晰,方便查阅和利用。

 

 

7.3.3 .5  电子文件逻辑归档宜定时进行,物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。

 

   

 

   电子文件是指在数字设备中产生,以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。完整的电子文件包括内容信息、背景信息和元数据。

 

   背景信息,是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及影像产生的历史环境等信息。元数据,是指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式,编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

 

   逻辑归档(Logical filing)是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。电子文件逻辑归档可实时或定时进行,权限移交到档案部门后,档案部门要做如下几件工作:

 

    1.对照文件归档范围对电子文件进行界定;

 

    2.按照有关规定对查询归档电子文件进行授权;

 

    3.对接收的电子文件及时进行著录标识;

 

    4.对接收的电子档案进行备份安全保护。

 

   物理归档(Physical filing)是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。物理归档应按照有关纸质文件的规定定期完成,物理归档的要求主要有:

 

    1.凡在网络中予以逻辑归档的电子文件,均应定期完成物理归档;

 

   2.把带有归档标识的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。对于加密电子文件,则应在解密后再制作拷贝;

 

    3.目前推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;

 

   4.存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存人日期等,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态;    

 

    5.特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时存有相应的查看软件;

 

    6.将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附《归档电子文件登记表》;

 

    7.对需要长期保存的电子文件,应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录;

 

    8.归档完毕,电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。

 

   文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件,按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上,向档案部门移交,或与相应门类和内容的其他载体文件一并归档,完成电子文件的物理归档。电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档范围的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。电子文件的归档管理目前仍然实行双套制,即具有永久保存价值的文字或图表形式的电子文件,必须制成纸质或缩微品载体形式的文件,归档时应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。

 

   电子文件归档还应注意收集以下有关文件:

 

    1.支持性文件,指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统;

 

    2.数据文件,指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新,应对原始数据隔一段时间定期拷贝,并将拷贝文件归档;

 

    3.与电子文件有关的各种纸质文件,主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等;以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件,如设计任务书、操作手册等。

 

   归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用,因此,档案部门要

 

采取措施,保证电子文件归档的质量要求。大致有如下要求:(1)齐全完整;(2)

 

真实有效;(3)整理、编辑、划分保管期限,整理工作由文件形成部门具体负责,

 

整理方案由档案部门统一确定;(4)统一规定载体形成、质量要求——档案部门

 

应对电子文件的载体质量、规格、格式等做出统一规定,各部门按照规定将电子

 

文件一式两份向档案部门移交,档案部门检查后归档保存;(5)防病毒——推荐

 

应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘,都必须是不可引导的非系统盘,以防带

 

人病毒;(6)编制说明——文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说明,

 

简要说明磁带、软盘、光盘中存储文件的内容,运行的软硬件环境、版本号、文

 

件的完整性和准确性等。

 

 

7.3.3 .6  磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档,或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

 

 

磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的、有保存价值的、以磁性材料(如录音带、录像带、计算机磁带等)为信息载体的文件。磁带等磁性载体文件应一式两份,与相应的纸质文件一样及时整理、及时归档。在全宗内,磁性载体档案一般按年度一问题进行分类,一般以自然盒为一个保管单位,每盒的外套上要贴有标签,注明内容、主要任务、形成时问、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等内容,同一内容分录几盒的应视为一个保管单位,编一个档号,注明与相关纸质文件的互见号,然后每盒再依次编排序号,并编制磁性载体档案检索目录,归档的磁性载体文件应由文字形成部门编制归档说明。

 

   照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的、有保存价值的、以感光材料为载体、以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案应在全宗内按年度~问题进行分类。分类应保持前后一致,不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号,然后每组照片分编小流水号。底片在全宗内编流水号,格式为全宗号~底片号,并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号,同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明,一组联系密切的照片应加总说明。总说明的内容包括照片号、底片号和互见号,其中互见号为与本张()照片有联系的其他纸质档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)六要素。随着数码技术的不断发展,许多单位开始使用数码相机进行照片的拍摄,形成数码照片。数码照片可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是,先建立一个照片类目录文件夹,然后将所摄的具有保存价值的数码照片按类目保存到计算机上,并给每张照片附上文字说明,再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。

 

   胶片档案是由透明软片为支持体(片基)的感光材料制成的,现存胶片档案的主体是由银盐感光材料形成的电影()片、缩微胶片和普通照相负片(底片)、幻灯片。此外,还有非银盐感光胶片(如重氮胶片和微泡胶片),主要用于拷贝和提供利用。其中,缩微胶片是国际档案文献界公认的最耐久、安全的保存、保护手段。在现代机制纸保存不超过百年的基础上,它可以把保存时间提高l 0倍,解决了纸浆油墨等逐年褪化的困扰。同时,还可以实现纸质文件信息载体形式上的转化,即原件信息(大多为纸质载体)经缩微摄影转换为缩微影像信息(胶片载体),缩微影像也可以转成数字化信息。由于缩微技术实现了信息存储形式上的转换,使档案信息既可存储在磁盘或光盘上,也可在网络上传递,因此它不但可以实现大容量的信息存贮,还可同其他现代化技术结合起来实现信息的快速检索、传递、交换和管理,方便了档案文件的保管、保护及利用。目前,缩微摄影技术被广泛应用,是基于缩微胶片具有占用空间小、保存时间长、携带方便、易于交换及复制、可以易地保管、并能快速地检索和利用档案信息等显著特点,特别是它具有与档案原件同等的法律效力。因此,将档案拍摄成缩微胶片,既解决了大量档案的空间占用问题,又解决了档案需要长久保存和满足利用的问题。

 

   实物档案主要包括企业获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章,获赠的纪念品、宣传品及反映企业不同发展阶段的产品样品,实体性科技成果、工装和设备等物品。

 

   总之,企业在各项活动中形成的磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件,应按照归档制度的要求,将其中具有保存价值的部分在工作结束后及时移交给档案部门统一保管,或与相应内容的纸质载体文件及必要的文字说明一并归档保存。

 

 

7.3.3 .7 更新、补充的文件,企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件,企业资产与产权变动过程中形成的文件,其他活动中形成的文件等,应随时归档。

 

 

产品更新换代、项目改建扩建、设备使用过程中都将形成新的文件材料,这种更新、补充的文件材料应随时归档,且应归入原项目(如原基建项目、原型号产品或设备、原科研课题等)文件材料之中,以保持项目文件材料的准确性和成套性。

 

企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件,只有按规定向档案部门移交之后,人事等相关部门方能为其办理相关手续。

 

随着我国经济体制改革的进一步深化,企业产权制度改革实践不断向纵深推进,企业推行了以改组、联合、兼并、租赁、承包经营、股份合作、出售和破产等为主要内容的资产重组和产权变动。为规范国有企业在资产与产权变动中的档案处置行为,防止国有档案资产的流失,l 9 983月国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家国有资产管理局联合颁发了《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,主要内容是明确了国有企业在资产与产权变动过程中档案处置的原则与方法。其核心就是在保证档案功能充分发挥的前提下,从企业档案的资产属性以及企业档案信息资源的配置方式两方面出发,进行了原则上的分类处置:基建档案、设备仪器档案随其实体归属;产品、科研档案(其中含专利、商标、专有技术等档案)按有关政策法规办理,没有规定的由双方商定处理;会计档案按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行,法律、行政法规有特殊规定的,依照法律、行政法规的规定处理;生产技术管理、经营管理档案由双方商定,可移交接受方,亦可随党群管理、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。此外,在产权变动过程中形成的文件,如产权变动申请报告,企业主管部门和有关政府职能部门审批意见,产权变动预案,债权人债权申报书及对债权人认定债权的通知,贷款呆账稽核报告,借款(含信用、担保、抵押)合同、借据、抵押物清单及有关登记、公证文件,已转让变现财产的抵押财产转让协议书,变现还贷人账证明,尚未转让变现财产的债权清单,职工代表大会、股东大会、债权人大会等重要会议决议、记录等,亦应注意及时收集与按照有关要求归档和移交。

 

   附录A中还有一些未能涵盖到的企业其他活动或临时性工作可能产生的文件材料,企业档案部门要注意做好这些活动或工作的文件材料的随时归档工作。

 

 

7.3.4  文件归档要求

 

7.3.4 .1  企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。

 

 

企业各职能部门、项目承办部门在履行相关职责或完成某项工作的同时,应注意履行有关档案工作职责:首先,应注意文件材料的形成;第二,应注意文件材料的收集和积累;第三,应按单位确定的文件整理办法进行预整理;第四,应注意将预整理后的文件材料及时移交归档。

 

 

7.3.4 .2  归档的文件应完整、准确、系统,其制成材料应有利于长久保存,图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。

 

 

归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存,不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等,如是复写纸或热敏纸,应复印后一并保存;完整、准确、系统是保证档案质量的关键。不完整、不准确、不系统的档案,其价值不仅会大打折扣,而且在许多情况下,会影响其依据凭证作用的发挥,有时甚至会起相反的作用,给工作造成损失。所以,归档文件必须高度重视完整性、准确性和系统性;由于使用久远导致设备老化等原因,会造成打印机、复印机、扫描仪等设备形成的文件质量下降,不利于文件材料的长久保存,为此,采用打印机、复印机、扫描仪等设备形成的图文字迹应符合设备标称的质量要求。

 

 

7.3.4 .3  归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

 

 

档案有两个基本作用,即依据凭证作用和参考借鉴作用。一般情况下,文件原件既具备依据凭证作用,也具备参考借鉴作用,而非原件文件只具备参考借鉴作用,而往往不具备依据凭证作用,因此,归档文件应为原件。在实际工作中,由于各种原因而没有文件原件,在这种特殊情况下,应考虑采取一定的方法,将具有凭证作用的复制件归档,同时标明原件的去向。

 

 

7.3.4 .4  非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的,应一并归档,无译文的要译出标题和目录后归档。

 

 

为便于保管和利用,音像、电子等载体形态的文件应与其文字说明一并归档;外文(或少数民族文字)材料若有译文的,应一并归档,无译文的材料至少应译出标题和目录后归档。

 

 

7.3.4 .5  归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

 

 

原则上,材料归档在数量方面的要求是一式一份,特殊情况下,可以适当增加份数,以确保归档文件材料不因频繁借用等原因而导致损毁。为此,立档单位可根据本单位实际情况(重要的、利用频繁的和有专门需要的),确定需要增加份数的文件材料的范围。

 

 

7.3.4 .6  两个以上单位合作完成的项目,应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件,协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

 

 

当两个以上单位合作完成某个项目或活动时,文件材料的形成单位并不是唯一的,相关单位应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件,协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

 

 

7.3.4 .7  文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》(见附录BB1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明,并经项目负责人审核签字。

 

 

各立档单位应重视文件材料的归档程序,即文件材料归档时,文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》,重要项目文件归档时,应由项目管理部门就项目概况、项目档案管理情况等方面编写归档说明,并经项目负责人审核签字。交接双方根据《档案交接登记表》进行清点,核对无误后,在《档案交接登记表》上签字,交接双方各保留一份。

 

 

7.4  档案收集工作

 

 

企业档案收集工作就是按照国家的有关规定,通过切实可行的措施和方法,把对国家和企业有保存和利用价值的各类文件材料集中到企业档案管理部门,使它们得到安全保存的工作。档案收集工作是档案业务工作的基础,是将企业的档案信息资源进行集中管理的重要环节,档案齐全完整的程度与整理质量的高低,都可以通过收集工作直接反映出来。收集工作有两种形式:一是对内收集,即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料;二是对外收集,即企业根据国家有关政策和规定,对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。

 

 

7.4.1  文件归档的交接

 

 

企业文件归档的交接工作是保证企业档案质量的重要关口,只有完整、准确、系统的科技档案才能充分发挥其应有的作用,因此在文件归档的交接工作中必须严把质量关。

 

 

7.4.1 .1  文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。

 

 

企业文件形成部门应按照企业的归档工作要求,按期向企业档案部门移交已进行系统整理的相关文件。在移交时,要准确填写好《档案交接登记表》。《档案交接登记表》中的栏目应填写齐全,移交时间"应将年月日填写齐全,移交部门可以填写规范的部门简称,序号填写文件整理时的文件编号,题名填写完整的文件题名,年度"填写文件制发的年度,文号或图号填写文件制发的编号,图号直接填写图样的代号,页数填写每份文件有信息的页面总数,保管期限填写每份文件的保管期限,文件有缺损或其他需说明的事项时可在备注栏中注明。清点检查合格后,移交人和接收人分别签名备查。

 

 

7.4.1 .2  档案部门接收时应认真核对,并检查档案质量。双方在《档案交接登记表)签字后各保留一份。

 

 

企业档案管理部门对内接收各部门移交的文件材料时,必须按照企业文件材料归档范围和《档案交接登记表》的文件清单,对文件进行逐份清点核对和检查文件及案卷质量,这是整个文件交接程序的核心工作,双方对合格的案卷确认无误后,办理书面交接手续,分别在《档案交接登记表》移交人和接收人处签名,一式两份,各存一份备查。

 

 

7.4.2  档案与资料的收集

 

7.4.2 .1  企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。

 

7.4.2 .2  企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。

 

7.4.2 .3  企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。

 

7.4.2 .4  企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。

 

7.4.2 .5  企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。

 

 

本条款规定企业档案管理部门按照国家有关政策和规定,可对外接收和收集档案和资料的范围。

 

   1.根据国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局联合印发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》  (档发字[1998]6),应接收所属单位产权变动后属本企业所有的档案。

 

    2.企业应按照资产的纽带关系和管理权限,接收无法人资格的所属单位的档案。特别是对那些不具备长期保管档案条件的所属单位,企业总部为保障国家档案资源的安全性和企业档案资源的完整性,有接收其档案的权力和义务。

 

    3.对于社会媒体、相关咨询评估机构对本企业的宣传报导、新闻简讯等资料,企业可以根据自身的需要进行收集,以利于企业自身的宣传和丰富企业文化。

 

    4.为更好地为企业的经营决策、生产发展、产品研发等提供丰富的信息资源,企业可有针对性地收集有关行业、专业、企业的相关信息和数据资料,实现图书、档案、情报等多种信息资源的整合利用,更好地为提高企业竞争力服务。

 

    5.除按国家有关规定必须归档的文件材料之外,企业还可根据发展需要,采取多种形式和途径向社会、企业员工、离退休人员等征集不同年代、不同发展时期与企业相关的照片、录音录像,有一定历史价值的手稿、文本等,以丰富企业档案的内容,从不同的侧面反映企业发展和员工成长的历史全貌。

 

 

7.5  档案整理工作

 

 

档案的整理是档案工作六大环节(收集、整理、鉴定、保管、统计、利用)之一,是开展档案工作的重要基础环节。它是档案部门为了方便档案的保管与利用,遵循一定的规律与原则,对接收的档案进行条理化、系统化整理、分类、排列与编目的过程。档案整理工作包括系统整理和科学编目两部分。

 

   系统整理包括对档案进行分类和排列,以真实反映企业活动的历史面貌,保持其有机联系为原则;科学编目包括编制档号和案卷目录,将经过系统整理的档案进行固化,编制检索工具和进行著录,揭示各类档案的内容和构成。

 

 

7.5.1  档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。

 

 

全宗是一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的档案

 

有机整体,它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。也可通俗地理

 

解为一个立档单位的全部档案。立档单位即形成档案全宗的单位,又称“全宗构

 

成者”。

 

   对于企业来说,构成立档单位的条件主要有两点:l.具有企业法人资格;2.属于独立经营的经济核算实体。一个立档单位可能只有一个全宗档案,也可能会形成多个全宗档案。一般情况下,一个企业的全部档案就是一个全宗,但当企业的生产关系或基本职能发生了根本性变化,比如企业相互之间进行重组、企业改制等重大变化时,则应另立全宗,同时将变化前各自的企业档案全宗保持不变,这时就会形成多个全宗。还有一种情况,就是当上级企业接收下属单位档案时,也应为符合条件的下属单位另立全宗。形成多个全宗档案的企业,应区分全宗进行分类、排列与编目等档案管理工作。

 

 

7.5.2  分类方案应依据企业管理职能,结合档案形成特点制定,并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。

 

 

企业档案分类方案,就是通过文字、数字、代号或图表的形式,形成本单位档案类别的划分、排列及其纵横关系的体系,它是对档案实体进行分类的依据性文件。为了做好档案的分类工作,每一个企业都应根据档案整理工作的原则和要求,结合本单位的经营管理职能,对本企业形成的档案,编制一个科学的、切实可行的档案分类方案。企业档案分类方案不仅对指导档案分类工作有重要作用,而且借助它可以了解库藏档案的内容构成及组织体系,便于对库藏企业档案的科学管理和开发利用。

 

    1.企业档案分类方案的结构

 

   企业档案分类方案由编制说明、类目表、类别号三部分组成。

 

    (1)编制说明

 

   编制说明是分类方案的前置部分,是对企业档案分类方案的编制目的与原则、分类的依据、体系结构、类目设置与标识以及档案的实体排架等若干问题的解释,是使用企业档案分类方案的指南。

 

    (2)分类表

 

  类目表是分类方案的主体部分,是由纵向类目和横向类目构成的,它将企业各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序,并以图表的形式表示出来,类目表能够反映出企业全部档案的类目体系。分类表有三种形式,即分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。

 

    (3)类别号

 

   确定对档案进行类别标识的代字代号,并对档案排列方法做一说明。

 

    2.编制企业档案分类方案的要求

 

   (1)要保证企业档案分类方案类目体系的严整性。企业档案分类方案的类目体系是分类方案的主体,它是各级类目构成的一个横向和纵向关系的等级系统。横向表现了各级同位类之间的并列关系,形成了各级类别;纵向表现了上位类与下位类之间的从属关系,构成了一个个类系

 

    (2)要体现企业档案分类方案类目体系的可包容性。企业档案分类方案必须具有足够的容量,其类目设置要能够体现和容纳企业档案的全部内容,使每一种和每一部分企业档案,都能够在分类方案的类目体系中找到自己应有的合理位置,并力求简明易懂,便于检索。

 

    (3)要保持企业档案分类方案的相对稳定性。企业档案的分类关系到档案管理工作的全局。如果档案的分类发生变化,将会牵一发而动全身,引起档案管理工作的一系列变化,有些工作甚至要从头做起。因此,企业档案的分类方案应具有更长的适用期,一经确定,必须保持相对的稳定。

 

    3.企业档案分类方案的编制方法和步骤

 

    (1)调查研究

 

   要熟悉企业档案的分类规则、理论与方法,研究和掌握本企业档案的内容构成和形成特点。

 

    (2)形成类系

 

   根据企业档案分类方法与库藏档案的基本种类设置档案大类,划分其属类,进行类目排序,形成企业档案类目体系。

 

    (3)给定类别号

 

   为企业档案的每个类目固定相应的代字或代号。

 

  (4)制成文件或图表

 

   将形成的企业档案类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来。类目表现形式主要有三种:图示法、表格法、缩行法。

 

    (5)撰写说明

 

   指出企业档案分类方案的编制依据、分类标准、类目代字或代号的使用方法。

 

    4.企业档案分类基本方法

 

   档案的分类就是根据企业职能及其档案的来源、时间、内容、特点、形式和相互联系,把一个立档单位形成的全部档案按照一定的准则分门别类,形成一个相互具有从属关系和平行关系的有机系统,达到便于科学管理与检索利用的目的。对企业档案进行科学分类,是企业档案整理工作的一项核心内容,包括确定分类方法、制订分类方案、编制分类号。档案分类的质量在很大程度上取决于分类方法的确定是否科学合理。类目设置应涵盖企业档案的全部内容,并保持相对稳定,还要留有一定余地。分类号的编制力求简明扼要,方便实用。

 

   企业档案分类的基本方法主要有以下l0种:

 

   (1)按职能分类。指按照企业的职能分工划分企业档案的类目。各类企业在档案分类时均应将职能分类应用于一级类目(即大类)的设置。一般企业可按照《工业企业档案分类试行规则》设置经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器、会计业务、干部职工等10个一级类目。企业也可以根据特殊情况,在上述l0个一级类目的基础上做适当增减。

 

    (2)按年度分类。指按照文件形成或内容所针对的年度划分企业档案的类目。比较符合管理类档案的形成规律和特点。

 

    (3)按保管期限分类。指按照档案的保管期限划分企业档案的类目。一般适合于管理类档案二、三级类目的设置。

 

    (4)按组织机构分类。指按照企业的内设机构划分企业档案的类目。按照组织机构进行分类,可以客观地反映企业各个内部机构的工作活动的历史面貌,保持企业中同一内设机构形成的档案材料的完整。一般适合于大型管理性企业集团的档案管理。

 

    (5)按问题分类。指按照档案内容所反映的问题性质划分企业档案的类目。按照问题进行分类,可使关于相同问题的档案得到相对集中,有助于档案的综合开发利用。一般适合于管理类档案。

 

    (6)按专业分类。指按照档案内容所涉及和反映的专业性质划分企业档案类目的方法。一般适合于产品、设备、基建、科研等科技类档案二级及其以下类目的设置。

 

   (7)按型号分类。指按照产品或设备的种类与型号划分企业档案的类目。按照型号进行分类,能够使同一型号产品或设备的档案材料集中地反映出其全貌及内部结构的关系。    

 

    (8)按项目分类。指按照独立的项目划分企业档案的类目。按照项目进行分类,是以各个独立的项目为分类单元,将同一个项目的档案材料成套地集中在一起,使其能够全面、系统地反映该项目的全部活动内容和过程。一般适合于科研、基建等档案的分类。

 

    (9)按特征分类。指按照某种工作产生的档案的特定名称划分企业档案的类目。一般适用于会计档案的类目设置。

 

    (10)按载体分类。指按照档案的不同载体形式划分企业档案的类目。

 

   还有一些其他分类准则,如按人物分类等。在实际应用时,不同层级的档案分类可采用不同的分类标准。如,一级类目按职能分可设基建档案类,而基建档案的二级类目又可按项目分类,每个项目的三级类目还可按专业分类等等,可以综合其中几种分类标准灵活运用。企业档案的分类要根据立档单位的具体情况,包括企业性质、档案种类与数量等多种因素来综合考虑。档案分类层次的确定亦应如此,不同性质、规模的企业,档案的分类层次允许有差异,规模较小、档案数量不多的企业可适当简化档案分类层次,可仅设一、二级类目;规模较大、档案数量较多的企业档案分类层次应多一些,可设置到三、四级类目。同一立档单位不同门类的档案,由于工作性质与任务以及档案的数量各有不同,分类层次亦可有所区别。

 

 

7.5.3  类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。

 

 

类别号即档案类目号,是表示档案类别的一组代号。类别号的编制:编制类别号就是依据企业档案分类划定的类目层次,对各级类目给定一个特定的字母或数字,并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的过程。类别号主要有四个作用:一是可以标明企业档案的分类层次;二是可以反映企业档案分类各级类目内容;三是可以固定类目在分类层次中的位置与排列顺序;四是在组织企业档案分类目录时,固定各级类目在目录中的位置与排列顺序。企业档案类别号的编制方法没有作统一要求,但是提出了两种可以参考的标识方法:

 

    1.类别号采用汉语拼音或英文字母和阿拉伯数字相结合的混合编号方法。就是基本大类或二级类目采用汉语拼音或英文字母标识,用汉语拼音或英文字母顺序反映类目顺序;二级或三级以下的类目采用阿拉伯数字标识,用数字的位数反映类目层次。

 

    2.类别号采用阿拉伯数字统一编号方法。就是统一采用阿拉伯数字来标识企业档案分类中各级类目的级位和排列顺序。

 

   实际工作中,混合编号的方法在企业中应用较为普遍。如,一级类目的党群工作类设定用A作标识,则其二级类目中的组织工作类即用A02作标识,其三级类目中的组织管理类则用A02olA02—01作标识。等等,依此类推。

 

   2003年,国家档案局下发了《关于企业执行<科技档案案卷构成的一般要求><归档文件整理规则>的意见》,对企业档案立卷改革工作提出了一些具体要求,提出年归档量较少的企业可将党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类合并为一大类,暂称为“管理类”。自此,为便于企业档案与机关档案档号的统一标识,尤其是为便于企业档案进地方综合档案馆后的统一管理,企业档案类别号发生了一些变化。目前,企业档案一级类目号多采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写,即管理——GL、产品类——CP、科学技术研究类——KY、基本建设类——JS、设备仪器类——SB、会计档案类——Ⅺ、干部职工档案类——ZG;二级及二级以下类别号采用阿拉伯数字编写,其中产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案其项目有代号的,优先采用代号(型号)进行编写,无代号的,采用阿拉伯数字编写。

 

 

7.5.4  全宗内档案按类分别集中排列,类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。

 

 

排列:指全宗档案在分类基础上进行的排列。企业档案的排列要尽量减少不必要的案卷排列空架或频繁倒架的现象,同时也要满足用户按问题查询利用档案的客观需要。企业档案实体上架应按大类分别排列,不能交叉混排。

 

    1.管理类档案的排列

 

   经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等管理类档案,可以按大类分年度、保管期限排列,也可以按年度分大类排列。如,按大类一年度一保管期限一属类一问题一案卷排列,或按年度一保管期限一大类(机构)一属类一时间排列(按件整理时)。其中会议文件、案件文件、统计报表、简报、刊物等成套性较强的档案应集中排列。会计类档案可以按大类分属类分年度排列;大中型企业的干部职工档案可以按大类分属类以姓氏笔划或部门或工号顺序排列,小型企业的干部职工档案可以按大类以姓氏笔划顺序排列。(应在每一职工档案内,首先按其归档范围的十大类顺序排列,在各大类内再按文件形成时间顺序排列。)

 

    2.科技类档案的排列

 

   (1)产品类档案可以按大类分系列、型号排列,系列或型号内可按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序或产品结构排列。

 

    (2)科学技术研究类档案按大类分项目排列,项目内可按课题可行性研究立

 

项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段

 

排列。

 

   (3)基本建设类档案按大类分项目排列,项目内可按前期、设计(含初步设计、

 

技术设计、施工图设计)、施工、监理、竣工、验收及后评估等阶段排列。

 

   (4)设备仪器类档案按大类分项目或型号排列,项目或种类内可按立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

 

   在上述排列顺序的基础上,产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类等科技档案中的文字材料,可以按职能或事由结合时间或重要程度排列;图样文件按结构、工序、专业、图号、时间等顺序排列;图文混合文件材料,按文字材料在前,图样材料在后的顺序排列。

 

 

7.5.5  根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一,具有唯一性。档号编制方法见DAT 13

 

 

档号亦称档案号,是企业档案部门在整理和管理科技档案的过程中,以字符形式赋予科技档案实体的一组代码,即科技档案保管单位的编号。档号是存取科技档案的标记,具有固定科技档案分类排列顺序、统计和检索科技档案的作用。档号编制应坚持唯一性、合理性、稳定性、扩充性和简明性的原则。

 

   企业管理类档案号基本结构:全宗号一类别号一件号

 

   企业科技类档案号基本结构:全宗号一类别号一案卷号

 

   档案号的编注要求:

 

    1.结构清楚、位置固定。档号结构要清楚,位置也应固定,以便于识别,根据需要还可以适当增加其他内容,具有一定的可扩充性。

 

2.含义明确、指代唯一。代字要具有专指性,一个代字不能同时代表两个特征,代字含义要明确。    

 

    3.位置醒目、标识清晰。档号要印迹清晰,在案卷上的标识位置要醒目便于查找,一般应在封面的左上角和案卷脊背上同时标明,使案卷无论平放或立放,都能清楚地显示档号。

 

 

7.5.6  档号可采用“[全宗号——]分类号(或项目代号或目录号)——案卷号(或件号或盘、盒、张号)([  ]表示可选)结构。

 

全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。

 

 

目前,企业档案部门编制档号,仍应执行国家行业标准《档号编制规则》(199561 2日国家档案局批准,1995101 日正式实施)。该标准对档号的结构、编制原则和编制方法作了统一规定。

 

   档号结构有三种:

 

   1.全宗号一案卷目录号一案卷号一件、页()

 

   2.全宗号一类别号一案卷号一件、页()

 

   3.类别号一项目号一案卷号一件、页()

 

   企业档案号的编写应采用“[全宗号]一类别号(或项目代号或目录号)一案卷号(或件号或盘、盒、张号)”结构。档号中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间用“—”(短横)相隔。其中:

 

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如,河北省档案馆藏中原热河省第l2号全宗,标识为“R012”。企业自行编制全宗号时,其全宗属性可以确定为法人单位的代字。全宗编号一般有几种:1.按全宗进馆先后顺序编号;2.按全宗的分类编号;3.按全宗的重要程度编号(这种方法慎用)。全宗编了代号以后类别号——是库藏档案类别的代码,应根据企业分类方案设定的类别号确定。类别号可包括项目号,项目号是产品、课题、工程、设备等档案的代字或代号。

 

目录号是全宗内若干本案卷目录的顺序号。

 

案卷(件、盘、盒、张)号是案卷()或光盘、磁带、照片等排列的顺序(流水)号。案卷号大都采取一个组织机构(一个部f-j)的案卷每年编一个顺序号的办法,或者是整个企业一个年度全部案卷编一个顺序号。

 

()号是案卷或以件为保管单位的文件内每页()的顺序号。不应有空号。

 

 

7.5.7  纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。

 

互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。

 

 

所谓互见号是指反映同一内容但另行保管的其他载体档案的档号。设立互见号的目的,是为了能够便捷地查找到反映同一内容的其他载体形式的档案。

 

   互见号应注明在案卷或档案盒内备考表固定的位置。

 

 

7.5.8  按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

 

 

   企业档案案卷编目就是案卷整理归档后,在上架排列之前,依据排列好的案卷顺序对案卷系统登记的过程。档案目录是由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。

 

   档案目录分为卷内目录和案卷目录,按全宗、类别、保管期限编制的是案卷目录。一个全宗内的档案,经过分类后,需要在每个类内将档案保管单位按相互之间的联系,确定前后次序,进行系统化排列。将系统排列的档案保管单位逐一编号登记,就形成了案卷目录。案卷目录实际上就是案卷的名册。

 

   档案目录的作用:一是固定全宗内档案的分类体系和档案保管单位的排列顺序,最后完成档案整理工作;二是概括地介绍全宗内档案的内容和成分,是查找利用档案最基本的检索工具,也是编制其他检索工具的基础;三是档案登记的基本形式,也是统计和检查档案的重要依据。

 

   1.企业档案目录的种类

 

   企业常用的档案目录有:企业档案总目录、分类目录、底图目录等。

 

   (1)企业档案总目录

 

   企业档案总目录是按照立档单位内全部归档文件材料接收归档的先后顺序,以档案保管单位为对象进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有:总登记号、年度顺序号、归档日期、档号、题名、归档部门、数量、保管期限、密级、备注等。

 

   企业档案总目录亦可称为企业档案总登记账,其作用是记录保存的企业档案数量,揭示不同档案的成分,以便于企业档案的日常管理。

 

   企业档案总目录式样(3)

 

 

 

 

 

(2)企业档案分类目录

 

企业档案分类目录是按照立档单位企业档案分类排列顺序,以档案类目设置的各大类为编制对象,在大类内对每一档案保管单位进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有:序号、档号、文()号、责任者、题名、页数、日期、保管期限、存放位置、备注等。企业档案分类目录的主要作用是固定档案保管单位之间的排列顺序,便于档案在大类内的检索查询与提供利用。

 

企业档案分类目录式样(4)

 

   

 

 

 

3)底图目录

 

底图目录是以立档单位全部底图为编制对象,对每张或每套底图进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有:类别、项目名称、序号、底图号、档案室编号或存放位置号、题名、幅面张数、编制单位、编制Fl期、保管期限、密级、备注等。底图目录的主要作用是固定底图的存放位置,便于底图的检索查询与提供利用。

 

   底图目录式样(3)

 

 

 

   2.企业档案目录的编制方法

 

   企业档案目录必须按照全宗来编制。一个全宗可以编制一本或一套企业档案总目录,分类目录一般以全宗内的类别、保管期限、年度、项目等为单位分别编制。目录类型的选择和设置的数量,应考虑便于档案的管理和检索。

 

   企业档案目录的编制方法主要有:

 

   (1)以全宗内档案分类的类别为单位编制档案目录。    

 

   以全宗内档案分类的类别为单位编制档案目录,就是以分类方案为基础,为一个全宗编制若干本档案目录,即有一个大类就设置一个或多个分类目录。

 

    (2)按保管期限编制档案目录。

 

   按保管期限编制档案目录就是将全宗内的管理类档案,按永久、长期、短期等不同保管期限分别编制档案目录。

 

    (3)按年度或项目编制档案目录。

 

   全宗内管理类或某些项目较多的档案,可在编制分类档案目录的基础上,再分别按年度或项目编制档案目录。

 

   企业除应编制上述常用的档案目录外,还可根据档案管理与利用工作的需要,编制企业档案专题目录、企业档案全引目录、特殊载体档案目录、企业档案全宗指南等档案检索工具。

 

 

7.5.9  档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DAT 12

 

 

全宗卷是档案管理部门在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。企业档案部门应当对所保管的每个全宗都以全宗为单位编制全宗卷。

 

   全宗卷主要内容包括:

 

   档案收集:档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。

 

   档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

 

   档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

 

   档案保管:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。

 

   档案统计:档案收进、移出登记,案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。

 

   档案利用:全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

 

   档案管理新技术的应用:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

 

   其中,全宗指南(全宗介绍)”是向利用者介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书。由封面、正文、备注三部分组成。“正文”包括三个部分:全宗构成者沿革;全宗档案情况简介;全宗内档案内容与成份介绍。其中,“全宗档案情况简介”应包括五个方面:档案的数量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及鉴定情况、检索工具的配置情况、档案的整理情况;“全宗内档案内容与成份介绍”应以综述的方式介绍全宗构成者如下四个方面的档案:l)反映其基本职能和主要活动方面的档案;2)反映其每个阶段中心工作或特殊工作的档案;3)具有全国或国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案;4)保存的年代久远和特殊载体的档案。这四方面的档案情况,应该按全宗内档案的实体分类结合问题进行介绍,如:以组织机构分类的档案全宗,可以按机构设类目分别介绍,以问题分类的档案全宗,可以按档案内容所反映的问题设类目介绍。全宗指南编制的具体要求可详见《全宗指南编制规范》DAT l4—94

 

   全宗卷不是该全宗内档案的组成部分,而是属于企业档案部门业务工作中形成的档案,故有“全宗的档案"之称。全宗卷的作用是便于利用者掌握全宗情况,为全宗进行整理、鉴定、保管、统计、提供利用和进一步收集该全宗范围内的档案提供重要依据。全宗卷的管理要求是每一全宗均须建立全宗卷,并不断地补充反映全宗情况的各种材料,当全宗转交给另一个档案部门保管时,与之相应的全宗卷也必须随同全宗一起移交;全宗卷通常应统一保管,单独编号,集中排列在企业档案检索工具之首。

 

 

7.6  档案保管工作

 

 

档案保管工作是档案管理的日常业务工作,它是关系档案能否及时、充分地发挥作用的重要影响因素:l.保持良好的库藏秩序,实现档案的有效管理,才能保证顺利地查找和提取档案;2.保证档案齐全、成套的完好状态,才能迅速、准确地提供利用;3.保证档案的安全,才能使档案的使用寿命更长。因此,做好档案的日常保管工作,对档案的科学管理、有效利用和长久保存都具有重要意义。

 

 

7.6.1  档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠;磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。

 

 

本条是要求对不同载体档案分别选择保存档案的装具。档案装具有木制和金属两种,木制装具由于不符合防火、防虫的要求,现已很少使用。金属装具有利于防火、防虫,在档案保管中普遍采用。

 

   金属装具又有两类:一类是组合式档案柜(又称五节柜),另一类是密集型活动档案架(简称密集架)。密集架可以节省档案库房的空间,但对地面承重要求较高。企业可根据实际确定选择档案装具。如纸质档案可选用五节柜或密集架;底图可选用多层抽屉的金属底图柜;录音带、录像带、计算机光盘、磁盘、磁带等最好选用专门的防磁金属柜等装具。档案装具的质量要求,可参照《档案装具》(DAT 6—92)和《直列式档案密集架》(DAT 7—92)的规定。    

 

企业科技档案的底图可采取平放或卷放的方式保存,不宜折叠。磁性载体文件系指以磁性材料(如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带)为信息载体的文件,存放时应注意防磁保护,可选择有磁屏蔽的容器或专用防磁柜。企业的重要档案,如电子文件、重要纸质档案的缩微件或数字化文本应实施备份管理,即在不同的地方存放重要档案重份或缩微品、光盘等复制品,以防自然灾害和突发社会事件对档案造成毁灭性损失。

 

 

7.6.2  档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹。应采取复制手段加以保护。

 

 

对接收进馆的档案,要先进行消毒、除尘、去污,以防止有害物质、虫霉进入库内。对已损坏或有不利于永久保存因素的档案材料进行去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复、档案修裱等处理,以恢复其原来面貌,提高档案耐久性。对易损的制成材料和字迹,可采取复印、拍照、重印副本、摘录等方式复制,制成复制品提供使用,以保护档案原件。

 

 

7.6.3  库房管理

 

 

库房是保管档案实体的重地,根据档案制成材料的物理和化学性质及其变化规律,采用科学的技术方法保护档案,最大限度地延长档案的寿命,是档案业务工作的重要部分。

 

 

7.6.3 .1  库房应保持干净、整洁,并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(JGJ 25)

 

 

档案库房管理要有专人负责,企业档案部门应建立库房管理制度,要对库房内外及周围环境进行定期保洁工作。库房管理贯彻以防为主,防治结合的原则,应备有防火、防盗、防尘、防虫、防光、防晒、防潮、防霉、防高温等基本保护设施。

 

   档案库区必须配备适合档案用的消防器材,并按设备要求定期进行检查、更换。安全使用电器设备,对电源、线路、开关、照明设施要定期进行检查,库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品,消灭一切火灾隐患。安装火警及防盗报警装置,并有切实可行的防盗措施,有条件的企业可安装视屏监视系统。档案库房不宜采用自然光源,有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施,避免阳光直射档案。库房加密封门或过渡门,配备吸尘器,除尘与防尘相结合。有条件的档案库房可设置空气过滤装置,防止污染气体进入库房。此外,还应对有害生物(霉、虫、鼠等)采取防护措施,墙壁、地面、顶板、框架等都要平滑无缝隙,库房和框架内放置防虫剂,建立定期虫霉检查制度,发现虫霉及时处理。具体防护功能的技术要求详见JGJ 25《档案馆建筑设计规范》和《档案库房技术管理暂行规定》。

 

 

7.6.3 .2  库房温、湿度应符合JCJ 25GBT18894DAT15对各类档案载体的保管要求,并有温湿度登记(登记表参见附录BB.2)

 

 

档案的长久保存对环境的温湿度有一定要求,不适宜的温湿度不仅会直接影响档案制成材料的耐久性,而且会加速一切不利因素对档案制成材料的破坏作用,因此,保持库房温湿度的基本恒定尤为重要。不同载体的档案对保管条件还有不同要求,按照《档案库房技术管理暂行规定》的要求,档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在1424C,有设备的库房日变化幅度不超过4-_2 0c,相对湿度应控制在45%~60%,有设备的库房目变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在1315℃,相对湿度应控制在35%~45%。潮湿地区应配备去湿机,专门库房应安装空调设备。库房及库外应安设温湿度记录仪表,库房内外温湿度应定时测记,一般每天两次,掌握温湿度变化情况,随时予以控制调节,并在《温湿度记录表》上做测量记录,积累库房温湿度变化的资料,以便掌握规律,制订综合管理计划。

 

   磁性载体档案贮存与保护的要求较高,关于磁性载体档案贮存前的准备,包括性能要求和物理准备;贮存,包括温湿度、清洁、风压、防水、防火、防磁、防紫外线、放置、保养及维护等要求;再使用和运输等各方面的具体要求可详见《磁性载体档案管理与保护规范》(DAT l5—1995)第七章。

 

 

7.6.3 .3  库房设备运转情况应定期检查,并及时排除隐患。

 

7.6.3 .4  库藏档案应定期清理核对,做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。

 

7.7  档案鉴定工作

 

 

选留文件和划分保管期限是鉴定工作的实质内容,通过科学的鉴定,才能把有价值的文件转为不同保管期限的档案,使企业的知识信息精华得到有效保存,因此,鉴定工作是形成档案的关键。

 

 

7.7.1  企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组),负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。

 

 

档案鉴定工作关系正确划定企业档案的价值,决定企业档案的存毁,特别是销毁前的鉴定工作,一旦失误将难以挽回。档案鉴定是一项十分严肃的工作,因而要有严格的组织领导。企业要组成由企业主管领导、有关职能部门、专业技术人员和档案人员共同参加的档案鉴定委员会(或小组),负责确定文件保管期限和对已到保管期限的企业档案进行销毁前的审查鉴定,提出鉴定意见报企业领导审批。其中综合管理性档案的鉴定工作,应由相应工作的企业主管领导组织或参加;科技档案的鉴定,应由总工程师负责组织或参加;会计档案的鉴定,应由总会计师负责组织或参加。

 

 

7.7.2  档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用,以及历史研究价值确定。

 

 

档案保管期限是衡量和表示档案价值的一种标识。正确地判定文件材料的价值,准确地划分保管期限,是保证归档文件整理质量的重要因素。企业档案既是企业的重要资源,也是国家和社会的宝贵财富,在确定企业档案保管期限时,应当从企业、国家和社会的整体利益出发,坚持以全面的、历史的、发展的、效益的观点,从档案的来源、内容、时问、文本、外形等方面的特征,全面地衡量判定企业档案对现实及长远工作的查考价值,突出以我为主的原则,从反映企业主要职能和重要活动以及维护企业历史面貌的角度出发,准确地确定企业档案的保管期限。

 

   保管期限确定之后,要编制保管期限表。保管期限表是以条款或表格形式列举档案的来源、内容和形式,并指明保管期限的一种指导性文件,它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。

 

 

7.7.3  档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》

 

 

本标准改革了企业档案保管期限的划分方法,将原来的永久、长期、短期修改为永久和定期,其中定期再实行标时制,一般分为“30年”、“10年”,企业档案保存期满并进行鉴定后,或是销毁或是延期,缩短了除永久之外归档文件的保管期限,改以往长期50年为30年、短期l 5年为l0年,这样将有助于加快对到期档案的审查,进而加快对档案的鉴定销毁,及时去除无继续保存价值的文件,达到吐故纳新、优化室藏档案的最终目的。

 

   30年和l0年两个期限主要指一般条件、一般情况下的基本划分方法。企业还可根据本单位实际工作需要再增设期限档次或调整现有期限。定期保管的档案必须标明时限,不可直接注明“定期”,以便能够及时对达到保管期限的档案进行鉴定销毁。会计档案的保管期限执行国家财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998] 32),各种会计档案的保管期限,根据其特点,也是分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、l 0年、l 5年、25年五种。各种会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

 

 

7.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌,对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件,列为永久保管。

 

 

永久保管的档案是指这部分档案作为历史记录无限期地保存下去。凡是反映本企业主要职能活动、重大活动和基本历史面貌的,在工作查考、经验总结、科学研究等工作中需要长远利用,对本企业、国家和社会有长远利用价值的档案,以及在企业活动中维护国家、企业和职工权益等方面具有长远证据价值的档案,应定为永久保管,这部分档案是企业的核心档案。

 

 

7.7.5  定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动,在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件,列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

 

 

定期保管的档案是指档案保管年限是有限的,一般可以分为30年和l0年两档。凡是反映本企业一般工作活动,在一段时期内对本企业各项工作有查考利用价值的档案,可以定为定期保管。根据档案的利用价值,如果是本企业在相当长的时期内需要查考的档案,可定为30年的保管期限;如果是在较短时期内需要查考的档案,可定为10年的保管期限。

 

 

7.7.6  企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定,仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期满确无保存价值的档案应登记造册,填写销毁清册(参见附录BB3),经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。

 

 

按照国家规定和企业档案工作制度要求,企业应定期组织鉴定工作委员会(或领导小组)对保管期限已满的档案进行鉴定销毁。档案鉴定委员会(或领导小组)对保管期已满的档案重新鉴别审查,根据企业的具体情况,对仍需继续保存的档案重新划定保管期限;经过鉴定、审核,确认已失去保存价值的档案,填写销毁清册,编制档案鉴定报告和销毁清册。档案鉴定报告内容一般包括:鉴定工作的目的和要求;被鉴定档案的范围和内容(包括种类、项目和数量等);鉴定委员会(或领导小组)情况;鉴定工作过程安排;销毁、调整保管期限的档案数量统计情况;鉴定工作的评估;其他相关的情况。档案鉴定报告连同销毁清册送企业法定代表人审批后,在相关部门的监督下进行销毁。国有企业销毁档案应由同级或所在地档案行政管理部门进行审批。档案销毁清册应永久保存。

 

 

7.8  档案统计工作

 

 

档案的科学管理是建立在对各种档案工作情况进行基本统计和定量分析的基础之上的。因此,档案统计是档案部门掌握库藏、对档案实行科学管理的重要手段,企业档案部门应定期做好档案的统计工作。

 

 

7.8.1  档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。

 

 

本企业档案工作年报是指企业档案部门按照《全国档案事业统计年报制度》的规定,每年应填报的基本情况统计报表。

 

   填报主体:企业集团和大型企业;

 

   填报内容:《档案馆基本情况年报》(档基2)或《档案室基本情况年报》(档基3)

 

   填报要求:企业档案馆和档案室合一的,应同时填报档基2表、档基3表,人员按编制分别填人档基2表、档基3表,如果没有明确编制,人员按实际分工填人档基2表、档基3表;各企业集团、大型企业均作为一个填报单位,其本级及所属单位档案室情况汇总后填报一份档基3表。具体要求按照《全国档案事业统计年报制度》的规定执行。

 

   除填报企业档案工作年报外,上级档案部门根据工作需要还制定下发一些行业、地域或者专项统计报表。比如:地方档案行政管理部门组织实施的地方档案工作统计;行业主管部门组织实施的专业系统档案工作统计;集团公司组织实施的集团内部档案工作统计;其他专项统计等,各企业应按照填报要求和说明准确填写,按时报送。

 

 

7.8.2  建立档案工作统计台账,主要内容包括:档案馆()藏情况;年度入出库情况;档案利用情况;档案专兼职人员情况;档案设施、设备情况;档案销毁情况等。

 

 

档案工作统计台账是根据档案统计报表管理、提高统计数据质量和统计服务水平的需要,用一定表格形式,系统地、经常地登记积累原始资料及主要统计指标变动情况,并定期整理的表册。企业应建立的统计台账包括:档案库藏情况、年度入出库情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况、保护设施设备情况、档案移交(接收)登记表、借阅档案登记表、销毁清册等。

 

   比如档案移交(接收)登记簿,内容包括:移交(接收)时间,移交部门,序号,

 

题名,年度,文号图号,页数,保管期限,备注,移交人签名,接收人签名。

 

   移交(接收)时间:档案移交的日期;

 

   移交部门:移交档案的部门名称;

 

   序号:按照移交档案的时间顺序给定的自然流水号;

 

   题名:移交档案的案卷(或文件)题名;

 

   文号或图号:文件的文号或者图纸的图号,按卷整理的档案,这里填写案卷的档号;

 

   页数:文件或案卷的页数;

 

   保管期限:根据企业保管期限表划定的保管期限;

 

   备注:需要说明的情况,没有情况说明此项可以不填;

 

   移交人签名:移交档案的责任人签字;

 

   接收人签名:负责档案接收审查的人员签字。

 

   销毁清册,内容包括:序号,题名,年度,档号,卷内文件件数,卷内文件页数,原期限,已保管年限,备注,编制部门,批准人,编制部门负责人,编制人,销监人。

 

   序号:根据登记销毁档案的顺序给定的流水号;

 

   题名:销毁档案的案卷题名;

 

   年度:销毁档案案卷的年度;

 

   档号:销毁档案的档号;

 

   卷内文件件数:销毁档案案卷内文件的数量;

 

   卷内文件页数:销毁档案的案卷的总页数;

 

   原期限:销毁档案案卷的保管期限;

 

   已保管年限:已经保管的实际时间;

 

   备注:需要说明的情况;

 

   编制部门:提出销毁意见的部门名称;

 

   批准人:审查批准的企业领导签字;

 

   编制部门负责人:提出销毁档案意见的部门负责人签字;

 

   编制人:编制销毁清册的责任人签字;

 

销监人:负责销毁档案责任人和两名以上监销人员签字。

 

 

7.8.3  档案统计工作应保持连续性。

 

 

严格执行本企业的档案统计制度,档案机构应指定有责任心、熟悉统计业务、岗位相对稳定的人员负责档案统计工作,要切实确保档案统计工作在统计时间、统计方法、统计内容等方面的连续性。

 

 

7.9  档案利用工作

 

 

档案资源的开发利用是指提示档案信息及其价值,通过各种有效的方法,使档案资源直接服务于企业的各项工作,满足各种利用需求的一项档案业务工作。档案的开发利用是实现档案价值的途径。

 

 

7.9.1  档案部门应加强档案检索系统建设,开发档案信息资源,及时、有效地提供档案利用服务。

 

 

档案检索系统是开发利用档案信息资源的重要内容和必要条件。做到及时、有效地提供档案利用服务,必须强化档案检索系统建设,这是提供利用服务的基础和必要条件。档案检索系统是将已整理好的档案经过著录和标引,按规定顺序排列而成的数据库。是从不同角度、运用不同手段揭示档案信息,为满足利用者需求而建立起来的全部检索工具体系。按加工和处理信息的手段,可分为手工检索系统和计算机检索系统两大类。手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统,常见的有档案馆指南、全宗介绍、分类目录、卷内目录、归档文件目录等;计算机检索系统是使用电子计算机、档案操作系统等对档案信息中具有检索意义的特征进行标识、储存,达到及时查找档案信息的检索方法。计算机检索系统根据检索功能又分为条目检索和全文检索两个阶段。

 

   开发档案信息资源是指企业档案部门紧密围绕本企业中心工作、重点工作,结合科技、生产活动及其管理的客观需要,根据档案库藏的实际情况,在信息分析研究的基础上,将相对分散的、数量众多的档案信息进行科学的加工,组织成为相对系统的、形式多样的档案信息编研成果,为企业相关工作主动提供信息服务,或将有关专题的档案信息集中打包,通过网络推送服务,主动为相关领导和技术业务人员提供档案信息服务的工作。主动开发档案信息资源服务企业需要,是档案工作具有较高专业水准的体现,能够最大限度地发挥档案的利用价值,企业档案部门应该通过选题、选材、加工、编研等一系列的业务活动,拓宽档案信息服务的途径。

 

   提供档案利用服务是档案工作的根本目的。档案利用服务主要有以下几种方式:

 

   1)档案查阅服务;

 

   2)档案出借服务;

 

  3)档案展览与陈列服务;

 

   4)档案复制服务;

 

   5)档案证明服务;

 

   6)档案咨询服务;

 

   7)网络推送服务等。

 

 

7.9.2  企业应根据保密规定和知识产权管理要求,设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。

 

 

利用档案时,应严格按照本企业档案利用制度和保密制度的有关规定,按照部门和岗位(职位)的不同分别设定利用权限,超越利用权限的,要按照规定的程序履行审批手续。

 

 

7.9.3  利用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录BB.4)。利用效果突出的宜进行登记(利用效果登记表参见附录BB.5)

 

 

借阅档案登记表是一种全面、系统记录档案提供利用情况的综合性登记形式。它既是档案机构记录、掌握提供利用情况的一种登记形式,又是档案机构向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据,同时还可以通过对借阅登记的分析研究,进一步判断文件的保存价值,为档案价值的进一步鉴定提供信息。登记内容包括:序号、日期、档号、题名、借阅部门、借阅人签字、归还日期、备注。

 

   序号:按照时间顺序给定的自然流水号;

 

   日期:填写借阅档案的时间;

 

   档号:填写所借阅档案的档号;

 

  题名:填写借阅档案的案卷题名或文件题名;

 

   借阅部门:借阅人所在的部门;

 

   借阅人签字:借阅档案人员的亲笔签名;

 

   归还日期:填写归还档案的时间;

 

   备注:需要说明的情况或问题。

 

   档案利用效果登记簿:是档案机构对每一次利用的成效结果所进行的跟踪调查,由利用者负责填写。内容包括:利用日期、利用部门、利用者、档号、主要内容、用途、利用效果等。

 

   利用日期:填写利用档案的时间;

 

   利用部门:填写利用者所在的部门名称;

 

   利用者:填写利用档案人员的姓名;

 

   档号:填写提供利用档案的档号;

 

   主要内容:填写所利用档案的主要内容;

 

   用途:填写利用档案的目的;

 

   利用效果:填写利用档案所解决的问题,或产生的社会效益和经济效益。

 

 

7.9.4  可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。

 

 

直接查阅、电话调阅、网上查阅都是档案提供利用的基本途径,可以更加迅速、准确、全面、及时地满足利用者的需要。

 

直接查阅,就是在档案部门开辟档案阅览室,直接提供档案原件为利用者服务。

 

电话调阅,就是利用者通过电话等通讯手段,咨询有关档案内容或预约调送档案的利用方式。电话调阅的内容一般限于国家或本企业有关已公开的政策性的档案内容,涉及公民隐私的或者按照利用制度应该经企业领导审批的档案内容不采取电话调阅的方式。网上查阅,就是通过互联网或者内部局域网直接查阅已公开档案或在授权范围内的档案内容的档案利用方法。

 

   无论采取哪一种利用方式,都要严格执行档案利用制度的规定,并做好相关的利用登记。

 

 

7.9.5  企业宜对档案信息进行分类汇总,形成专题汇编,如规章制度汇编、专题文件汇编等。

 

 

专题汇编是指根据企业各方面的需要,选择某一方面的档案信息汇编成册,提供利用者查阅的一种编研材料。

 

   如荣誉证书集,就是将荣誉证书拍成图片形式,加以必要的文字说明,按照时间或专题顺序汇集成册的一种编研材料。

 

 

7.9.6  企业宜对档案信息进行综合整理,形成专题材料,如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。

 

 

专题材料是根据企业的需要或专项工作的需要,通过摘录、缩编、剪辑重新组织整理档案中的有关内容,简要说明和反映某一方面工作、生产、科研等发展、变化情况的档案参考资料。

 

   比如科研成果简介:成果名称、完成单位、任务来源、组织鉴定单位、鉴定日期、完成人、成果登记号、成果简介。

 

 

7.9.7  企业宜对档案信息进行分析研究,形成深层次加工材料,如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。

 

 

深层次加工材料是企业档案编研的最高形式。深层次加工的编研材料是针对某一问题、某一事件或某一项目,集中库藏档案的相关信息并参照有关的资料,在系统、深入分析研究的基础上,编写形成的一种新的参考材料。

 

   深层次加工的编研材料的特点是以档案为素材,应用档案中记载和反映的观点、方法、规程、原理、结果和结论,参照有关资料,进行深入的分析、研究和归纳等加工处理,不同程度地产生其他材料所没有的知识和内容,形成新的知识产品。特别是针对有关技术开发等工作和活动的深层加工的编研材料,带有明显的技术调研报告特点,更具有参考价值。

 

   比如:历年生产经营指标统计分析,是将连续数年的各项生产经营数据采用直接对比分析法进行分析,以便分析观察其变动趋势和原因,进一步掌握生产经营活动规律的方法。

 

 

7.9.8  企业可利用档案举办档案陈列或展览。

 

 

档案陈列与展览,是指档案部门围绕特定的主题,用各种形式的档案实体或档案复制件布置成的档案展览。档案展览能够充分利用档案库藏,强化观众的亲身参与感,信息传播效果十分突出。企业档案部门还应该积极配合企业举办各种展览和陈列的需要,提供有关档案复制品。

 

   举办陈列或展览的工作程序:确定展览或陈列的主题;确定服务对象;选择合适的展出方式;确定展品;展览艺术设计;确定展览与陈列的组织方式;设制陈列原件的安全保护措施;记录、分析展览与陈列的实际效果。

 

 

8  档案信息化建设

 

 

档案信息化(archival informationization)是运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。《企业档案工作规范》第8企业档案信息化建设,对企业档案信息化建设提出了基本要求。

 

   20065月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《2006--2020年国家信息化发展战略》指出,信息化是当今世界发展的大趋势,是推动经济社会变革的重要力量。大力推进信息化,是覆盖我国现代化建设全局的战略举措,是贯彻落实科学发展观、全面建设小康社会、构建社会主义和谐社会和建设创新型国家的迫切需要和必然选择。企业档案信息化是在国民经济和社会信息化大环境下提出的,是企业档案工作适应企业信息化发展需要的必然要求。在全国档案工作十一五规划中,档案信息化建设已放到突出位置,企业是我国经济建设的主体,其档案管理信息化工作既是企业信息化的必然要求,也是全国档案信息化建设的重要组成部分。因此,要把做好企业档案信息化建设提到为经济建设这个中心服务和促进档案事业发展的高度,切实予以重视和推进。

 

 

8.1  档案信息化目标与原则

 

 

目标,是想要达到的境地或标准。目标不明确或不清晰,会导致行动上的偏差,其后果,轻则在前进道路上多走弯路,重则出现方向性错误,离想要到达的境地越来越远。原则,是行事所依据的法则或标准。遵照原则行动,事情一般会比较顺利;违背原则行动,结果一般都会很惨。为了使企业档案信息化建设能顺利进行,《企业档案工作规范》提出了档案信息化的目标与原则。

 

 

8.1.1  企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。

 

 

这一条明确了企业档案信息建设的总目标":促进、完善企业信息化;提升档案管理现代化水平。

 

   首先,要通过企业档案信息化来促进、完善企业信息化。企业信息化是贯彻中央提出的"以信息化带动工业化战略的核心。在以信息化带动工业化、推动现代化的全过程中,企业作为工业化和市场经济的主体,也是信息化的主体。2000年初,国家经贸委联合信息产业部、科技部共同发起了企业信息化工程,并倡导企业信息化要坚持政府推进,市场引导,企业主体,行业突破,区域展开的方针。据有关方面调查,经过多年的发展,近90%的企业已不同程度地开展了信息化建设,尤其是大型企业的信息化,已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划管理的信息化,将信息技术应用到了研制和生产的全过程,有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。然而,相当部分企业的办公自动化系统还没有档案管理功能,电子文件归档管理符合国家标准规范要求的更少。这说明,档案信息化在不少企业还未能跟上企业信息化的整体步伐,造成档案工作与生产经营及其他管理工作脱节。因此,从现实来说,企业信息化的发展,要求档案信息化必须跟上。尤其是对于那些已实现资源计划管理和生产全过程信息化的企业来说,生产和主要业务管理就像在高速公路上疾驰的汽车,如果作为基础保障的档案工作还是停留在手工管理阶段,就像推着一辆手推车在高速公路上行走,如何能赶上疾驰的汽车并为之提供服务?从长远来说,在信息化时代,如果档案工作不实现信息化,将可能出现“断档”现象,进而影响企业的持续发展。随着电子政务、电子商务的推广和普及,档案载体形式由电子文件取代纸质文件将成

 

为不可逆转的大趋势。特别是那些已实行无纸化办公的企业,如果不能充分认识档案信息化建设的重要性和紧迫性,不仅会使档案管理与其他各项工作脱节,还有可能造成大量已生成电子文件的流失,导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”,给企业的持续发展造成无可挽回的损失。由此可见,没有档案的信息化,企业信息化是有缺陷的;企业档案信息化是对企业信息化的促进和完善。这既是企业档案信息化建设的意义所在,也是企业档案信息化的总体目标之一。

 

   其次,要通过企业档案信息化来提升档案管理现代化水平。信息化是当今社会发展的方向和趋势,信息化程度已成为衡量一个国家现代化水平和综合国力的重要指标。同样,档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势,档案信息化程度也应该成为衡量一个地区或一个单位档案管理现代化水平的重要指标。因此,要提升企业档案管理水平,实现企业档案信息化是其必然的选择。从另一方面来说,企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一,而不应为了信息化而搞信息化。

 

 

8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。

 

 

这一条确立了企业档案信息化应坚持的原则:技术与管理并重;与企业信息化协调同步。

 

   首先,企业档案信息化建设必须坚持技术与管理并重。信息化不仅是技术问题,更是一个管理问题,只有通过不断的管理提升和流程再造,才能实现与信息化的良性互动。因此,企业档案信息化建设应以管理统领信息技术,以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用,信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。现实中,有的企业过分依懒技术而忽视管理,结果花几十万开发的系统一直无法投入实际应用;有的企业开发的档案系统表面上功能非常多,但实际上很多功能根本用不上,成为花架子;也有些企业在硬件配置上达到了超豪华水平,而在档案信息管理等方面却相形见绌,缺乏实质内容。

 

   其次,企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步。企业要将档案信息化建设纳人企业信息化建设的整体规划和方案,坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系,提出档案信息化工作的基本要求,并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中,实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

 

 

8.1.3  企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

 

 

这一条主要是要求企业在开发和实施各种信息系统时,要充分考虑档案管理的要求。按照200165 Et国家档案局发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》,重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。

 

   依据国家有关档案信息化建设的规定、规范,档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能,能够进行收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理,满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

 

 

8.2  电子文件的归档

 

 

电子文件归档是档案信息化资源建设的重要内容,而资源建设又是档案信息化建设的基础和核心。因此,在档案信息化建设中,必须将电子文件的归档作为重要内容,列入建设规划。

 

 

8.2.1  电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

 

 

这一条主要是对电子文件的生成和归档范围提出原则要求。由于企业生产、经营和管理活动中已经普遍应用计算机技术,电子文件正在大量产生。目前,在企业的办公自动化(OA)、企业资源计划(ERP)、客户关系管理(CRM)、供应链管理

 

(SCM)、产品协同商务(CPC)、产品生命周期管理(PLM)、计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助工程分析(CAE)、计算机辅助工艺设计(CAPP)、计算机辅助制造(CAM)、产品数据管理(PDM)、虚拟制造系统(VMS)、快速成型制造(RPM)、柔性制造系统(FMS)、网络化协同设计制造等系统中,都会形成和产生大量电子文件,而目前很多企业都还没有将生产和经营管理方面形成的电子文件纳人归档范围。因此,《企业档案工作规范》首先要求将企业各信息系统电子文件归档要求及相应功能

 

嵌入文件生成系统,使电子文件归档成为其中的必要环节或流程,从而保证各信息系统生成的电子文件能做到及时归档。关于电子文件的归档范围,《企业档案工作规范》提出两条原则性要求:一是文本、图形、图像、数据等类型电子文件的归档范围,应参照纸质文件归档范围确定;二是音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围,应根据相关规定和需要确定。

 

 

8.2.2  企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息,以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。

 

 

电子文件的元数据(metadata)指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。而背景信息(context)则指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。由于电子文件的元数据和背景信息对维护电子文件真实性和凭证性有着重要的作用,而非通用格式的电子文件生成和阅读都要借助专用软件,因此这一条重点强调电子文件归档时应注意将元数据、背景信息以及生成非通用电子文件格式的软件等“一并归档”。

 

 

8.2.3  归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GBT 188946

 

 

由于电子文件对软硬件有特殊要求,因此易于识读、迁移就成为衡量电子文件归档后能否有效利用的重要指标。所谓“易于识读”,是指归档的电子文件能够在通用的软硬件环境下打开并阅读。所谓“迁移(migration)”,是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。“易于迁移”也是指电子文件迁移方法和过程能够在通用系统中进行。要做到“易于识读、迁移”,必须在电子文件归档时使用通用格式。

 

《电子文件归档与管理规范》(GBT l8894--2002)规定:文字型电子文件以XMLRTFTXT为通用格式;扫描型电子文件以JPEGTIFF为通用格式;视频和多媒体电子文件以MPEGAVI为通用格式;音频电子文件以WAVMP3为通用格式。

 

 

8.2.4  电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GBT 176781GBT 18894

 

8.2.5  加密的电子文件归档时一般应解密,必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

 

8.2.6  文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。

 

 

按照《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理》(GBT l76781—1999)和《电子文件归档与管理规范》(GBT l88942002)的规定,对电子文件的归档、整理和鉴定的要求是:

 

   1.归档要求

 

   (1)文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

 

   (2)在进行电子文件归档工作时,应对归档电子文件的基本技术条件进行检测。检测内容包括:硬件环境的有效性,软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

 

   (3)加密的电子文件归档时一般应解密,必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

 

   (4)文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。

 

   (5)归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑,并按要求写入光盘,档案部门予以协助、指导。

 

   2.整理方法

 

   归档电子文件以件为单位整理。

 

   (1)同一全宗内的文书类电子文件按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等分类方案进行分类。

 

   (2)产品研制或工程设计过程中形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。

 

   图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列,由几个产品组成的复杂产品,按总体、分系统、单机排列;建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。

 

   数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。

 

   文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。

 

   计算机程序按形成时间顺序排列。

 

   (3)按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。存储归档电子文件的光盘,应附有标签,标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。

 

   归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。

 

   编号:归档项目电子文件的光盘编号,由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。其形式及填写方法如下:

 

   a)档案类目号按档案分类执行,根据需要可用到二级类目号。

 

   b)项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。

 

   c)电子文件类别代码用字母表示。其中:G——图形文件,I——图像文件,

 

D——数据文件,T——文本文件,P——计算机程序。如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时,应将所包含的类别都分别填写上。

 

   d)光盘序号是光盘排列的顺序号,由阿拉伯数字组成。

 

   套别:归档电子文件套号,用大写英文字母AB表示,A表示封存保管,B表示查阅利用。

 

   名称:归档项目名称。

 

   密级;盘内存储的电子文件的最高密级。

 

   保管期限:盘内存储的电子文件的最长保存时间。

 

   软、硬件平台:识别或运行光盘电子文件的软、硬件环境。

 

   归档的电子文件,应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘,光盘写入的具体操作,可与形成部门共同完成。

 

   (4)电子文件经整理后,按项目填写电子档案登记表”(格式如附录GBT

 

18894—2002  电子文件归档与管理规范表A1、表A2)一式两份。

 

   (5)编写归档说明。

 

   编写内容:项目名称、任务来源、主要技术(指标)要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密别、页数据、归档号、形成单位负责人签字、档案接收单位负责人和接收人签字、盖章。

 

   编写要求:文字力求简练、准确,字迹清晰,书写工整。

 

   (6)对归档的电子文件进行著录。

 

   所谓著录,是指在编档案目录时,对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。对归档电子文件的著录应参照《档案著录规则》(DAT l8—1999)进行,同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识,如责任者、操作者、背景信息、元数据等。归档电子文件著录的项目和内容应尽量通过电子文件生成和归档系统的自动提取来完成,以提高著录的准确性,减轻劳动强度。

 

   (7)将著录结果制成机读目录和纸质目录。

 

   3.电子文件的鉴定工作,应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结果填人《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录GBT l 8894—2002电子归档与管理规范表A3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

 

 

8.3  传统载体档案数字化

 

 

对传统载体档案进行数字化是档案信息化资源建设的又一重要内容。所谓传统载体档案,是指相对于电子文件来说更早出现的用以记录人类历史活动的其他档案载体,如纸质档案、胶片档案等。所谓数字化(digitization),是用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程,例如,纸质档案数字化(digitization of paper—based records)就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

 

 

8.3.1  企业可根据档案保管和利用的实际需要,有选择地对传统载体档案实施数字化。

 

 

企业档案部门保存的传统载体档案并非都有必要进行数字化。那么,哪些档案要数字化呢?我们认为,选择对传统载体档案进行数字化应充分考虑以下因素:

 

   一是企业生产经营管理需求。是否切合企业生产、经营和管理的需要;是否存在用户支持;要满足哪类用户的需求;是否有利于提高用户服务质量;提供服务方式和手段是否更加灵活。

 

   二是企业档案信息资源状况。是否可以挽救载体状况差的资源;是否可使其增值;是否可提高利用率;是否具有特色;是否更方便存取、检索。

 

   三是企业档案工作状况。是否有足够的资金;技术支持程度如何;各部门之问的合作是否充分;领导的态度;与其他信息机构交流程度如何;是否具备有力的人才队伍支撑。

 

   四是预期收益情况。所取得的效益与支出是否平衡;整体效益大小;对完成预定目标影响力大小;是否有利于发挥资源价值;档案馆()藏是否得到了优化。

 

   在具体的实施过程中,由于档案自身存在状态、保存和利用价值等各方面情况非常复杂,各个企业应该根据自身实际需求和馆()藏档案的情况,依据信息化的根本要求,将这些要素进行综合考察,制定符合本企业要求的数字化原则和标准。

 

 

8.3.2  纸质档案数字化应符合DAT 31的要求,缩微胶片数字化应符合DAT 43的要求。

 

 

2005 430 ,国家档案局发布《纸质档案数字化技术规范》(DAT 31—2005),规定了纸质档案数字化的主要技术要求。

 

   1.纸质档案数字化基本要求

 

   (1)基本原则。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用的需求。

 

   (2)数字化对象的确定原则。应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化:一是必须符合国家档案开放规定以及有关规定;二是属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列人数字化加工的范围。

 

   (3)基本环节。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

 

   (4)过程管理。一是加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全;二是纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

 

   2.主要注意事项和技术要求

 

   (1)破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

 

   (2)纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

 

   (3)页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。

 

   (4)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般均建议选择大于或等于lOOdpi。需要进行OCR汉字识别的档案,扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi

 

   (5)对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

 

   (6)采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像,也可存储为CEBPDF或其他格式。

 

   200911月,国家档案局发布《缩微胶片数字化技术规范》(DAT 43—2009),规定了缩微胶片数字化的主要技术要求。当档案部门保存的档案缩微胶片上的影像需要转换成电子文件,便于查找利用时,应按照该标准将缩微胶片上大的影像文件转换成为数字图像或数字文本。

 

   缩微胶片的数字化与纸质档案数字化要求的不同,主要在于对胶片及其内容的检查,这是由两类载体的不同所决定的。

 

   1.缩微胶片数字化的基本要求

 

   (1)基本原则:方便档案信息资源快捷利用;已有缩微胶片的纸质档案不宜再对原件数字化;缩微胶片影像质量符合有关规定;宜选择第二代第三代缩微胶片进行数字化。

 

(2)基本环节:档案的缩微胶片数字化的基本环节包括:缩微胶片检查、缩微胶片档案内容的检查、缩微胶片扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据整合、数据校验、数据备份、成果管理等。

 

   (3)过程管理。应加强对档案缩微胶片数字化各环节的安全保密管理,确保档案安全;②应对档案缩微胶片数字化各环节的工作状况进行记录,并及时将记录的文件、表格等相关信息整理、汇总、装订成册。③在档案缩微胶片数字化同时将相关信息一并数字化,便于查询、数据管理和数字移交。

 

   2.主要注意事项和技术要求

 

   (1)缩微胶片检查。扫描前,缩微胶片应满足以下要求:缩微胶片物理形状无卷曲、变形、脆裂、粘连、乳剂层脱落等情况;②缩微胶片无可见微斑、变色、生霉等情况;③缩微胶片密度、解像力等技术指标无明显变化;④无影响缩微胶片影像可读性的其他情况。

 

   如果上述要求未满足,应首先对胶片进行处理,必要时可调用档案原件。

 

   (2)缩微胶片档案内容的检查:在档案缩微胶片数字化前,需要对其内容进行检查,并做好①检查档案的完整性,对存在问题加以记录和说明;②检查档案有无漏拍、补拍、分幅、合幅、双幅、重复拍照等情况并进行记录,提醒工作人员在扫描时按要求进行处理;③检查档案的页号顺序和页数,对照档案目录逐条记录页号、页数。

 

   (3)缩微胶片扫描时应按照DAT 437章的要求,按照扫描工作的程序和技术要求,合理确定倍率、扫描方式、对比度、曝光亮度、色彩模式及分辨率等,同时注意缩微胶片调用、扫描登记和扫描完成后的缩微胶片整理。

 

 

8.3.3  照片档案和声像档案数字化文件格式见DAT 32的附录B

 

数字化生成的档案副本档号应与原档案对应

 

 

DAT 32《公务电子邮件归档与管理规则》是用于公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理的规则。其附录8《公务电子邮件存储格式》规定了文本文件、图像照片、音频、视频、数据库与光盘数据表、图形及网页等各种类型数据保存的推荐数据格式、可参考的数据格式、存储格式及传输格式。

 

其中对照片档案和声像档案的数据存储格式规定如下:

 

   照片档案的推荐数据格式为:TIFFGIFBPDF;可参考的数据格式为:BMP

 

XBMJPEG等;存储格式为:TIFFJPEGSVG

 

   声像档案中,音频文件推荐数据格式为:MP3WAV;可参考的数据格式为:

 

WMAAU格式、RAMRMMIDlMODs;存储格式为:MP3WAVWMA

 

   视频文件推荐数据格式为:MPEG2MPEG4AVl;可参考的数据格式为:

 

QuickTimeRealVide0;存储格式为:MPEGAVlSWVF

 

   由于没有专门对照片档案和声像档案数字化文件格式的规范性要求,因此,以上《公务电子邮件归档与管理规则》提供的格式可供参考。

 

 

8.4  电子档案的保管

 

 

 

电子档案(electronic records)是具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。本《企业档案工作规范》关于电子档案的保管要求,主要是针对脱机存储载体。

 

 

8.4.1  电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。

 

 

这一条文的基本意思包含两个方面:一是所有电子档案都应该按照企业档案分类方案进行分类整理;二是不同门类的电子档案应分类存储到不同的脱机载体上。

 

 

8.4.2  电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DAT 32的附录C,保管要求见 GBT 188949.4

 

 

这一条主要是对电子档案的存储载体和保管要求进行了规定。关于存储载体,可参见本书附录《公务电子邮件归档与管理规则》(DAT 32--2005)附录C公务电子邮件存储载体。

 

   关于电子档案的保管,  《电子文件归档与管理规范》  (GBT l8894--2002)要求是:

 

   归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:

 

   a)归档载体应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层。

 

   b)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压。

 

   c)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。

 

   d)环境温度选定范围:1 720C;相对湿度选定范围:35%一--45%。

 

   归档电子文件在形成单位的保管,也应参照上述条件。

 

 

8.4.3  脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签,电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。

 

 

这一条主要强调脱机存储电子档案载体的保管措施要严密,尤其是设置成禁止写操作的状态”的要求,为防止误操作提供了技术上的保证。

 

 

8.4.4  存储在脱机载体上的电子档案应一式三套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。

 

 

这一条主要强调脱机电子档案载体要多套异地保管,目的是确保电子档案的安全。

 

 

8.4.5  超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁,按照纸质档案的有关规定执行,其删除和销毁应符合GBT1889498的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。

 

 

《电子文件归档与管理规范》(GBT l8894--2002)对归档电子文件的鉴定销毁规定是:

 

   归档电子文件的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,且应在办理审批手续后实施。

 

   属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

 

 

8.5  档案网络化服务

 

 

企业档案信息化的根本目的是充分发挥信息技术条件下网络化服务的优势,更好地开发利用档案信息,为企业生产、经营和管理提供更加优质高效的服务。因此,开展档案信息化的企业档案部门和档案人员,必须高度重视做好档案网络化服务。

 

 

8.5.1  企业应建立馆()藏档案目录数据库,并逐步实现档案的全文检索。

 

 

建立档案馆()藏档案目录数据库并逐步实现档案的全文检索,是做好档案网络化服务的重要手段之一。首先是档案馆()藏档案目录数据库的建立,这既是档案部门和档案人员开展档案利用工作的必要基础,也是企业领导和各部门人员了解馆()藏情况的重要渠道。档案目录数据分案卷级和文件级两个层次,对不同门类的档案,它们各自的作用和功能是不一样的。对文书(管理)类档案而言,应着重建立文件级目录数据库;而对产品、基建、科研、设备类档案而言,有时案卷级目录可能更便于利用。所以,两个层次的目录建立应该并重。

 

   要实现档案的全文检索,建立全文数据库是必要的条件。为此有条件的企业可根据实际,逐步建立归档电子文件数据库、CAD文件数据库、数字化档案数据库、照片档案数据库、多媒体照片档案数据库等档案全文数据库,还可根据需要建立本企业的发明、专利档案数据库,本企业的资产、资质证照数据库等专题档案数据库。

 

 

8.5.2  对数字化档案和各信息系统归档的电子文件,档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。

 

 

由于企业人员的身份不同,对档案利用的范围和权限也有区别。因此,对不同人员设定不同利用权限,并按照不同人员的利用权限提供相应档案信息服务,是网络环境下做好档案提供利用的重要措施。要做到这一点,必须具备几个条件:一是要建立档案分级管理和利用的制度,做到有章可循;二是档案管理系统具有对不同利用者的权限管理功能;三是档案部门已对档案目录数据库和全文数据库的数据进行分级(划控管理)

 

 

8.5.3  涉密档案管理系统应与互联网物理断开,非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。

 

 

这是确保档案管理系统安全的措施之一,也是国家保密局有关文件的明确要求。20001月国家保密局发布的《计算机信息系统国际联网保密管理规定》第六条规定:“涉及国家秘密的计算机信息系统,不得直接或间接地与国际互联网或其它公共信息网络相联接,必须实行物理隔离。”

 

 

8.5.4  档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施

 

 

这是确保档案管理系统安全的又一措施,主要是通过身份认证、权限控制、加装防火墙等相关技术来实现。

 

 

8.5.5  档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施

 

 

俗话说,天有不测风云。档案管理服务器的安全也是如此,没有百分之百安全的网络服务器。针对这一情况,必须采取可靠的数据备份与数据恢复措施。良好的数据备份与恢复方案应该做到:

 

   一是数据异地备份。档案管理服务器不仅要在服务器本身的硬盘上进行数据备份,同时还要在服务器以外的其他硬盘载体上进行异地备份。当档案管理服务器的硬盘发生损坏时,能够及时利用其他硬盘上的备份镜象进行还原,把损失降到最低。

 

   二是数据备份问隔时间不能太长,至少应该一天备份一次。当然,出于硬盘空间以及数据备份效率的考虑,可以采取一个星期一次完全备份、其他的实行差异性备份的策略。

 

三是在信息还原的时候,要可以还原具体的内容。当需要对档案管理服务器数据进行还原的时候,不需要对服务器下的所有文件夹进行还原,只需要针对某个具体的文件夹进行还原。如当某个文件夹被意外删除了,在进行还原操作的时候,可以只还原这个具体的文件夹,而不会对其他文件夹产生影响。

 

 

8.5.6  各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。

 

 

为了实现企业各类信息系统生成的应归档电子文件能及时自动归档,企业在开发各类信息系统时,应同时设计具有自动归档功能的模块或接口,方便数据移交(接收)并与档案管理系统整合,实现办结文件自动归档。

 

 

8.6  档案管理系统软件

 

 

档案管理系统软件是实现档案管理信息化的必要工具。为了规范档案管理软件的开发研制和安装使用,确保档案数据的安全和有效利用,《企业档案工作规范》对档案管理系统软件的功能提出了原则要求。

 

 

8.6.1  档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要,并适应本企业信息化建设发展需要。

 

 

这一条明确了配置档案管理系统软件的目的,首先是满足本企业的实际工作需要,然后是适应本企业信息化建设发展需要。在现实工作中,有的企业开发的档案系统表面上功能非常多,但实际上很多功能根本用不上,成为花架子,既增加企业的经济负担,又影响档案工作的形象。所以,档案管理软件的研制开发和安装使用,应遵循“规范、先进、实用”的原则,既要满足当前工作的需要,又要兼顾将来技术发展的趋势。

 

 

8.6.2  档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能,并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。

 

 

这是《企业档案工作规范》对 200165 国家档案局发布施行的《档案管理软件功能要求暂行规定》中档案管理软件功能“基本要求”的引用。在《档案管理软件功能要求暂行规定》中,对各项基本功能的具体要求是:

 

   整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能,并能根据用户需要增设主题词(或关键词)及分类号的自动标引功能:

 

   数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能,主要包括:数据库的建立、修改、删除,档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。

 

   检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能,并具备借阅管理等辅助功能。

 

   借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。

 

   用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类,拒绝、警示非法操作并加以记录。

 

   系统安全保密监控,必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。

 

   系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时,还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。

 

 

8.6.3  档案管理系统应与各信息系统之间衔接,并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO15489.18章和ISO154892

 

 

这一条重点强调档案管理系统与企业各信息系统之间的衔接和兼容问题,要求档案管理系统能与各信息系统之间衔接,并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。

 

条文中提出系统设计与实施参见IS0 154891《档案管理通则》第8章和IS0 154892《档案管理指南》,这两个标准的相关内容主要有:

 

   1.文件管理战略的出发点是文件管理方针、程序和方法的制定以及系统的设计与实施都要以满足机构的运作需求为前提,并使其与机构的规章制度相符。

 

   2.机构所采纳的用于记录业务活动的文件管理战略应该明确规定哪些文件必须形成,在何时、何地以何种方式进入文件系统。    

 

   3.文件系统应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性,同时系统本身应该具备可靠性、完整性、一致性、全面性、系统性特点。其中:

 

   (1)文件的真实性。文件的真实性有以下三重含义:文件与其用意相符i文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合;文件的形成或发送与其既定时间一致。

 

   (2)文件的可靠性。可靠的文件是指文件的内容可信,可以充分、准确地反映其所证明的事务活动过程、活动或事实,在后续的事务活动过程或活动中可以以其为依据。

 

   (3)文件的完整性。是指文件是齐全的,并且未加改动。

 

   (4)文件的可用性。可用的文件是指文件可以查找、检索、呈现或理解。

 

   (5)系统的可靠性。文件管理系统应该:常规性捕获业务活动范围内的所有文件;对文件进行组织,并且组织方式应该反映文件形成者的业务流程;防止未经授权,对文件进行改动或处置;常规性地法规主要信息源的功能作用,提供关于文件中所记录的行动的信息;实现对所有相关文件和相关元数据的即时利用。系统的可靠性应该通过形成并保留系统运行的文件来记录。系统运行文件应该能显示系统已满足了上述所列准则的要求。

 

   (6)系统的完整性。为了防止在未经授权的情况下对文件进行利用、销毁、改动和移动,应该使用诸如利用监控、用户身份验证、授权销毁等安全控制手段。这些控制手段可以嵌入文件系统内,也可以是独立于文件系统外的专门系统。对于电子文件来说,机构应该证明系统故障、系统升级以及定期维护不会影响到文件的完整性。

 

   (7)系统的一致性。文件系统的管理必须满足现行业务的各种要求,遵从机构的规章制度,并符合社会对机构的期望。文件形成者应该理解这些要求对其所从事的业务活动的影响。应该定期对文件系统是否符合上述要求进行评估;评估过程形成的文件应该作为证据保存。

 

   (8)系统的全面性。文件系统的管理对象应该是机构或机构的部门在其全部业务活动范围内开展工作所形成的文件。

 

   (9)系统的系统性。文件应该系统地形成、系统地保管和系统地管理。应该通过文件系统和业务系统的设计和运行来实现文件形成工作和保管工作的有序化或系统化。

 

 

9  档案工作设施设备

 

9.1  档案库房

 

 

档案库房是档案保管的最基本的物质条件,它直接影响档案的保护效果。档案库房作为不同于民用建筑、办公用房的一种特殊建筑,有自身的特殊要求。

 

 

9.1.1  档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所,无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。

 

 

本条是对档案库房选址的基本要求。从安全和长期保管档案的需要出发,防止档案因外界突发环境因素的影响而损毁,档案库房必须远离易燃、易爆场所,不应设在有污染腐蚀性气体源的下风向;应选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通的位置;不得有高压输电线架空穿过。在楼层安排上应避免“顶天立地”,若因条件限制档案库房只能设置在地下时,必须采取防潮、防水措施,并设置机械通风或空调设备;档案库房设置在顶层时,屋顶应采取保温隔热措施,并做好防漏水处理。此外,在交通条件方面,要考虑方便档案利用和档案的搬迁,有的档案库房在设计时就考虑了档案流动的细节,库房门口的台阶与货车车厢高度一致,通道上的门坎与地面持平,为档案的运输带来很大的方便。

 

 

9.1.2  档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。

 

 

本条是对档案库房楼面承重的要求。从库房建筑安全的需要出发,大型企业修建档案库房时,档案库房建筑应符合JGJ 25的要求,楼面均布活荷载一般应为5kN/㎡;采用密集架时,不应小于12kN/㎡。一般企业若采用办公楼改建档案库房,特别是安装档案密集架时,楼面均布活荷载达不到以上要求时,须进行加固处理。

 

 

9.1.3 档案库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间。

 

设置档案馆的企业,档案库房建筑应符合JGJ 25的要求,库房一般应满足日后20年档案存储需要。

 

 

设置档案馆的企业,档案库房建筑应符合JGJ 25的要求,库房一般应满足日后二十年档案存储需要。

 

   本条是档案库房面积的要求。在修建档案库房时,应根据已有库藏量和每年增量,考虑充分的库房面积,以满足今后较长时期的档案存储需要。大型企业通常应满足今后二十年的存储需要,一般企业应满足今后十年的存储需要。面积过小,用不了几年空间就占满了,面积过大,又会造成资源的浪费。同时,在预测面积时要认真结合本企业未来的发展趋势、档案数量的增长趋势,以及纸质档案向电子档案转变等方面的趋势,准确地做出判断。

 

 

9.2  业务技术用房

 

 

业务技术用房是档案工作人员对档案进行整理、修复、数字化处理、除尘除霉保护等工作以及开展档案借阅、档案展览展示、档案文化交流的场所。此前,有的单位对档案业务技术用房不太重视,没有预留相应的空间,导致档案功能拓展受到局限,有的甚至不得不挪用部分档案库房来改为业务技术用房,为此,《企业档案工作规范》对业务技术用房专门进行了规定。

 

 

9.2.1  业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。

 

 

本条是一般企业业务技术用房的基本要求。

 

 

9.2.2  企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。

 

 

本条是大型企业业务技术用房的要求。业务技术用房的设置以工作需要为前提,可分别设置,也可将功能相近的合并设置。

 

 

9.3  阅览及陈列室

 

   阅览室应邻近办公室和档案库房,环境安静。

 

陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。

 

 

近年来,随着档案馆社会功能的不断拓展,人们越来越重视档案阅览和档案陈列空间的建设,以优美的阅览环境、丰富的人文气息来吸引更多的人接触档案、了解档案。阅览室应邻近办公室和档案库房,环境安静。

 

   本条是阅览室的要求。阅览室选址要考虑工作人员监管和取放档案方便,要考虑为阅览人员提供舒适的条件。要考虑纸质档案、缩微胶片、电子档案阅览的需求以及复印、打印、拍照等不同的利用方式。

 

陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。

 

   本条是陈列室(展览室)的要求。陈列室(展览室)是通过档案或档案复制件展

 

示企业历史、文化和企业荣誉的场所,是展示和宣传企业的窗口。一般设置于人员流动量大的位置,可临近办公区或对外服务区。档案陈列一般有常规的陈列展览和专题的陈列展览,在空间设计时要留有相应的余地。

 

 

9.4  档案装具

 

9.4.1  档案柜架应牢固耐用,一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。

 

 

本条是档案柜架的要求。作为存放档案的载体,档案柜架应具有保护档案的功能,在选择柜架时,各企业要根据自身档案实际选择存放档案盒和底图的适当比例,避免分配不均。多数非纸质载体档案比纸质载体档案的保存条件和环境要求更高,应选择恒温恒湿的环境摆放柜架。存放磁性载体的档案柜架应具有防磁功能,或摆放在具有磁屏蔽功能的空间。

 

 

9.4.2  各类档案盒规格、式样和质量应符合GBT 9705GBT 11822DAT 22GBT 11821的要求。

 

 

本条是档案卷盒的要求。文书档案卷盒符合68T 9705DAT 22的要求,科技档案卷盒符合68T ll822的要求,照片档案卷盒符合GBT ll821的要求。档案人员只需在选择档案卷盒时,注意挑选符合相关标准的产品即可。

 

 

9.5  保护设备

 

 

档案库房的保护有八防的要求,即防火、防盗、防潮。防光、防鼠、防虫、防尘、防污染。根据这“八防”的要求,档案库房就需要配置相应的设施设备。

 

 

9.5.1  档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。

 

 

本条是对企业档案库房保护设备的基本要求。一般企业档案库房应配备温湿度记录和控制、防火、防盗、防光等方面的保护设备设施。南方部分地区在遇到梅雨季节或“桑拿天”的高温高湿天气时要特别注意档案库房防潮,有的企业虽然配备了相关的设施设备,但为了省电,在潮湿季节不打开防护设备,对档案的安全防护也是空谈。

 

 

9.5.2  根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。

 

 

本条是企业档案库房保护设备的要求。企业应根据国家有关档案库房的要求和档案库房的客观环境,选择适宜的防尘、防潮等方面的防护设备,根据需要配置去湿机、加湿机、空气净化器等设备。

 

 

9.5.3  有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。

 

 

本条是针对条件较好的企业和规模较大的企业档案馆所提的保护设施设备要求。提高档案库房保护的现代化管理水平,增强档案库房保管安全系数。

 

 

9.6  技术设备

 

 

档案技术设备的配备是根据企业档案工作的实际需求,以及档案工作人员的素质要求来确定的,同时配置的设备也是随着技术的进步而不断更新的。因此,档案部门在选择设备时,要强调经济、适用,不应一味贪大求全,要根据实际工作需求及发展趋势而合理配备,从而发挥档案工作的更大效益。

 

 

9.6.1  配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。

 

 

本条是档案整理工作所需基本设备的要求。

 

 

9.6.2 配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。

 

 

   本条是档案修复、利用工作所需技术设备的要求。修复设备主要指对纸质档案进行修裱的设备,数码照相机、摄像机主要为档案部门参加重要活动收集档案所需,阅读机主要为缩微档案阅读时使用,技术设备的技术参数应符合相应载体的归档要求。

 

 

9.6.3  配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备,以及容灾备份设备、应急电源。

 

 

   本条是档案信息化管理所需技术设备的要求。设备的配置要有一定的技术前瞻性,充分考虑档案信息的数据量。

 

 

9.6.4  根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

 

 

本条是档案工作所需的其他技术设备的要求。企业应根据工作需要配备相应的技术设备。

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