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吉林省民营企业档案管理细则

发布时间:2008年08月13日 10:31 发布者:sys 

吉林省民营企业档案管理细则

第一章    

 

第一条 为加强民营企业档案工作,规范民营企业档案管理行为,使档案工作更好地为民营企业发展提供有效服务,依据《中华人民共和国档案法》、《吉林省档案条例》和《企业档案管理规定》,制定本细则。

 

第二条   本细则所称民营企业档案,是指民营企业在生产、经营等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。

 

第三条   民营企业档案是民营企业管理的基础,是国家档案信息资源的有机组成部分,是体现民营企业历史真实面貌、维护民营企业合法权益的有效依据和凭证。

 

第四条   民营企业档案属企业所有。民营企业应认真贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规,依法管理本企业档案。

 

第二章   档案管理体制

 

第五条   档案工作是企业经营管理的主要内容,民营企业应设置管理档案的部门或配备专门人员,保持档案人员的相对稳定。

 

第六条   企业档案部门依法履行以下职责:

 

制定本企业文件材料归档和档案工作制度;

 

统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

 

指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

 

监督、指导本企业所属机构的档案工作。

 

第七条   民营企业档案工作制度,主要包括:立卷归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、档案人员岗位责任制度等。

 

第八条   民营企业档案人员应当忠于职守,遵纪守法,钻研业务,不断提高自身素质。

 

第九条   民营企业档案工作接受所在地档案行政管理部门的依法监督和指导。

 

 

第三章   文件材料的形成、整理与归档

 

第十条   企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围。

 

第十一条   企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入企业各项管理工作程序,列入生产、科研、基建和经营等各项工作计划之中。

 

第十二条   企业下达项目计划任务,应同时提出项目文件材料的归档要求;检查项目计划进度应同时检查项目文件材料形成情况;验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件材料;上报登记和评审奖励项目应同时出具档案部门开具的归档情况证明。

 

第十三条   企业各部门应指定专人负责所形成的文件材料的收集、积累、整理,并按时向企业档案部门归档。

 

第十四条   企业召开产品鉴定会、科研课题审定会、基建项目验收会、设备开箱验收会、引进项目接收会,应吸纳档案部门人员参加。

 

第十五条   归档文件材料的来源:

 

企业内部形成的文件材料;

 

企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料;

 

企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;

 

企业投资的全资、控股、参股企业应提交的文件材料;

 

企业参与的合作项目,合作单位按要求应提交的文件材料;

 

企业执行、办理的外来文件材料。

 

第十六条   归档的文件材料包括纸质、光盘、录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

 

第十七条   归档文件材料的整理

 

企业在党务工作、行政管理、生产技术管理、经营管理等活动中形成的纸质文书文件材料可依据《归档文件整理规则》(DA/T222000)进行整理;

 

企业在产品、科研、设备、基建等方面形成的文件材料可依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T118222000)进行整理;

 

会计文件材料可依据《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)的要求进行整理;

 

录音带、录像带、照片及底片、胶片等载体形式的文件材料可依据《照片档案管理规范》(GB/T118212002)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T1595)等进行整理;

 

企业在 0A CADCAM等系统中形成的电子文件材料可依据《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T188942002)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.11999GB/T17678.21999)等进行整理;

 

企业在职工管理工作中形成的文件材料可依据《吉林省企业职工档案管理办法》(吉劳社薪字[2004]13号)的要求进行整理。

 

第十八条   归档时间

 

管理性文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档;

 

企业产品、科研课题、基建项目、业务项目等文件材料应在其项目鉴定、竣工或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项或按专业进行归档;

 

会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交;

 

外购设备文件材料及引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档;

 

录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档;

 

电子文件逻辑归档适时进行,物理归档与纸质文件归档时间一致;

 

下列文件材料应随时归档:

 

1、已归档的文件材料出现变更、修改、补充等情况后,新形成的文件材料;

 

2、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料;

 

3、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;

 

4、企业在资产与产权变动过程中形成的文件材料。

 

第十九条   归档要求

 

整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持有机联系,做到齐全、完整、准确、系统。

 

归档的文件材料应为原件,一般一式一份。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。文件材料归档后不得更改。

 

企业各部门向档案部门移交归档文件时,应编制移交清册,并由部门负责人签字核准。档案部门接收归档文件材料时,应认真检查归档文件材料的质量,核对移交清册,履行交接手续,移交清册各留一份以备查考。

 

第四章   档案的管理

 

第二十条   企业档案部门应按时接收应归档的各类文件材料,通过科学分类、排列、编目,对全部档案进行有序化管理。

 

第二十一条   档案的分类、排列、编目

 

企业应根据本单位档案内容和载体形式等实际情况,制定统一的分类方案,分类应保持前后一致,不宜随意变动。

 

企业档案应按类别分别排列。案卷排列时应遵循文件材料的形成规律,便于保管和利用。

 

按照分类方案和案卷的排列顺序编制档号,固定案卷位置。同一门类内档号应避免重号现象。

 

照片、实物、磁性载体等文件材料按照分类方案,与纸质文件材料一同排列、编号,存放时可根据保管需要异地保存。

 

第二十二条   根据档案分类情况,编制档案分类目录。

 

第二十三条   档案的保管

 

根据保存档案资料的数量,设立必需的专用档案库房,采取有效措施保证档案安全。

 

可设立综合档案室对企业各类档案实体实行集中统一管理。也可根据企业实际情况设立专门档案室,对会计、产品、基建、设备、科研、人事等档案实体实行分室管理。

 

加强对企业知识产权档案和涉及企业商业秘密的档案的安全管理。

 

档案库房应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防水、防有害生物、防有害气体等安全措施。保管录音带、录像带等磁性载体文件材料应符合防磁要求。

 

档案人员要定期开展库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。

 

第二十四条   档案鉴定

 

企业应成立由企业领导、相关部门和档案人员参加的鉴定小组,定期开展档案鉴定工作。

 

根据有关规定,制定本企业档案保管期限表,确定档案保管期限,划定档案密级。

 

档案鉴定人员应直接对档案原件进行鉴定,准确判定档案的价值,确定档案的存毁,并向企业档案鉴定小组提交鉴定报告。

 

鉴定中如发现档案保管期限划定不准确、档案不完整,企业应及时责成有关部门和人员修改、补充。

 

对保管期限已满、无保存价值的档案,应在档案保管单位备考表中注明具体意见,由鉴定人和鉴定小组负责人签名,并注明鉴定日期。

 

销毁档案应严格掌握,慎重从事。销毁前要编制清册,提出销毁报告,经企业法人批准后,由两人以上进行监销,监销人要在销毁清册上签字。销毁档案应严格执行保密规定

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