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吉林省退耕还林工程档案管理暂行办法

发布时间:2016年03月22日 10:47 发布者:sys 

第一章    

第一条为了更好地贯彻国家林业局、国家档案局《林业重点工程档案管理办法》及国家林业局《关于做好退耕还林工程档案工作的通知》精神,加强全省退耕还林工程档案工作,进一步发挥档案信息资源在退耕还林工程中的作用,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《吉林省档案条例》等法律、法规的规定,结合我省退耕还林工程档案的特点,制定本办法。

 

第二条退耕还林工程档案,是指在退耕还林工程建设过程中直接形成的,对国家和社会及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

 

第三条退耕还林工程档案工作既是退耕还林工程的重要组成部分,又是国家档案工作的组成部分。各级退耕还林部门要加强对档案工作的领导。退耕还林工程档案要按照统一领导,分级管理的原则,建立工程档案领导责任制,分管退耕还林工程的负责人要同时对工程档案工作负全责。保证退耕还林工程档案工作与退耕还林工作同步规划、同步部署、同步实施。

 

第四条各级档案行政管理部门要依法加强退耕还林工程档案工作的监督、指导。各级林业主管部门应主动接受同级档案部门对退耕还林工程档案的业务检查与指导。

 

第五条各级林业部门,要在退耕还林工程办公室或相关部门,明确一名责任心强,业务素质高的人员负责退耕还林工程档案的收集、整理、归档、保管和提供利用等具体工作。档案人员享受与工程技术人员同等待遇,并享受保健津贴。档案人员需经过培训,持证上岗。档案人员调动时,要及时办理交接手续,否则不予办理调转手续。

 

第六条各级林业行政主管部门应建立、健全退耕还林工程档案工作制度,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》以及国家有关退耕还林工程档案工作的规定、办法,结合本地区、本单位实际制订档案管理制度、办法、规范,同时要将档案工作纳入领导目标管理责任制、有关人员的岗位责任制。                  

 

第七条各级林业行政主管部门要做好资金落实和基础设施的建设工作,安排退耕还林工程档案专用资金、配备保管设施、设备及库房,确保档案的安全。

 

第八条各级林业行政主管部门要按照国家有关规定,做好工程档案的验收工作,以确保退耕还林工程档案的齐全完整。

 

 

第二章    退耕还林工程档案的立卷和归档

 

第九条在退耕还林工程建设中形成的具有保存价值的文件材料(包括文字、图表、证卡、声像、电子文件及实物等载体形式),均应立卷归档(归档范围见附件),任何人不得据为己有。

 

第十条  各级退耕还林工程档案应包括的基本内容

 

(一)省级退耕还林工程档案包括:全省的退耕还林工程规划、计划、实施方案,省级复查材料,各县自查汇总材料,各县种苗供应和政策兑现汇总材料,相关的效益监测及评估材料,国家和省级有关部门制定的各种文件、管理办法、技术标准,各市(州)上报及备案的各种文件,国家和省级有关部门召开的会议材料、培训材料、领导讲话,工作报告、总结,各市(州)上报的有关材料,责任书,有关的会计报表及凭证,相关的图、表、卡、册、声像资料等。

 

(二)市(州)级退耕还林工程档案包括:全市(州)的退耕还林工程规划、计划,各县自查汇总材料,各县汇总作业设计材料,各县种苗供应和政策兑现汇总材料,相关的效益监测及评估材料,国家和省级和市级有关部门制定的各种文件、管理办法、技术标准,各县上报、备案的各种文件,国家和省级有关部门召开的会议材料、培训材料、领导讲话,工作报告、总结,各县上报的有关材料,责任书,有关的会计报表及凭证,相关的图、表、卡、册、声像资料等。

 

(三)县级退耕还林工程档案包括:全县的退耕还林工程规划、计划、实施方案,各乡镇作业设计,县级自查材料,调查表,小班卡片,验收卡(存根),种苗标签和供应的有关材料,各乡镇的粮款兑现材料,相关的合同书、责任书,林权证相关资料,效益监测及评估材料,各级有关部门制定的各种文件、管理办法、技术标准,各级有关部门召开的会议材料、培训材料、领导讲话,工作报告、总结,有关的会计报表及凭证,相关的图、表、卡、册、声像资料等。  

 

(四)乡镇退耕还林工程档案包括:上级下达的计划,本乡镇作业设计及批复文件,调查表,小班卡片,验收卡,种苗供应的有关材料,粮款兑现花名册及发放的有关材料,合同书,责任书,林权证及相关资料,效益监测及评估材料,上级有关部门制定的管理办法、技术标准及有关的会计材料、领导讲话,相关的图、表、卡、册、声像等。

 

第十一条归档门类

 

(一)技术档案:工程规划、年度计划、实施方案、作业设计、工程施工、检查验收、政策兑现、后期管护等各环节所形成的报告、图、表、册等原始材料。

 

(二)文书档案:各类文件、合同协议、会议材料、培训材料、管理办法、技术标准、工作总结、有关案件的处理材料及其它文字材料等。

 

(三)会计档案:会计凭证、会计帐簿、会计报表和会计核算材料。

 

第十二条归档时间

 

(一)技术档案:依据建设程序,按规划、实施方案、作业设计、工程施工、检查验收、政策兑现、后期管护等程序分阶段归档。

 

(二)文书档案:依据国家有关规定,每年6月底前完成对上年度形成文件材料的归档工作。

 

(三)会计档案:依据国家有关规定,在有关材料形成后及时整理归档,并在第3年移交档案部门。

 

第十三条退耕还林工程建设中的合同书要实行三套制:即由县级退耕办或主要业务部门、乡(镇)、退耕还林农户各保存一套。

 

退耕还林林权登记发证相关资料按有关规定建立专门档案,实行四套制:即发证机关、同级林业行政主管部门、基层林业管理单位和集体经济组织各一套。

 

退耕还林工程中形成的退耕还林小班地块卡、粮食和现金以及林权证发放登记册(表)、检查验收证明等具有长远证据价值的档案材料要实行两套制:即由县级退耕办或主要业务部门、乡(镇)各保存一套。退耕还林工程建设的作业设计资料,由县级退耕办或主要业务部门统一保存。

 

第十四条退耕还林工程归档立卷应保证文件材料的齐全完整。并在整理过程中,根据不同内容和不同载体分别组卷。

 

退耕还林工程工程文件材料立卷按照国家档案局《归档文件整理规则》进行整理。电子文件的收集、整理、归档与保管,按照国家《电子文件归档与管理规范》的有关规定执行。会计材料按照财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》进行整理立卷和归档。

 

第十五条退耕还林工程档案采用年度—问题—保管期限分类法。由于退耕还林工程是分阶段实施的,其业务文件材料的立卷应根据各阶段工作的特点加以安排。

 

第十六条退耕还林工程表格、证卡的填写,公文的拟制、拟办、签发等一律使用耐久的碳素、蓝黑墨水书写。归档的工程材料要字迹工整、图样清晰、签字手续完备。归档的数据表格填写完整,准确无误。对于作业设计、检查验收和政策兑现等关键环节的档案,要注明编制人、调查人、验收人、粮款领取人、批准人及时间。

 

 

第三章   退耕还林工程档案的管理

 

第十七条退耕还林工程档案的保管期限分为永久和定期。凡是反映和记录退耕还林工程,对今后工作有查考利用和凭证价值的文件材料,应永久保存;在一定时期内有利用价值的文件材料,应定期保存(保管期限详见附件)。

 

第十八条县级退耕还林工程办公室应将完整的退耕还林工程档案资料,按规定整理合格后,定期向同级国家综合档案馆移交。

 

第四章          

 

第十九条退耕还草工程档案管理参照本办法执行。

 

第二十条本办法由吉林省档案局负责解释,如与上级规定相抵触,按上级规定执行。

 

第二十一条本办法自发布之日起执行

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